元数据，英文拼写为metadata，目前已被广泛应用于各种信息资源的管理领域中。在档案界，最早使用“元数据”的是美国的电子文件管理专家戴维?比尔曼，他在20世纪90年代初发表的有关电子文件管理方面的论文中首先使用了元数据这一术语。
元数据的概念目前在档案界还没有一个统一的定论，目前比较有代表性的描述有：
1.元数据是“关于数据的数据（Data about Data）”，其中，后一个Data是指被描述的信息资源，前一个Data则是指为理解该信息资源而存储的有关信息，即元数据。这是元数据目前公认最为经典、通俗和简洁的定义。
2.国际档案理事会《电子文件管理指南》（1997）认为“元数据是关于文件的背景信息和结构的数据，是有关电子文件的技术性信息。”
3.《澳大利亚联邦机构电子文件保管元数据标准》（1999）认为“文件保管元数据是关于电子文件背景的描述信息。”
4.英国国家档案馆《电子文件管理指南》（1999）认为“元数据是关于文件和文件集合的背景及其相互关系的结构化描述和编目数据。”
5.冯惠玲主编的《电子文件管理教程》认为元数据是“由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间、地点、人员、活动、文件系统、结构及内容方面的具体数据。”
6.“元数据可以理解为用来描述资源的属性与特征的信息。”－刘家真《电子文件管理理论与实践》，科学出版社2003年版。
7.“元数据是对数据对象规范描述所形成的数据集合，通过计算机可读的开放语言来标记元数据，就能在系统间发现、交换、转换和理解相应的数字对象，支持系统间互操作。”－张晓林《开放元数据机制：理念与原则》，《中国图书馆学报》2003年3期。
以上描述虽然表述各不相同，但我们可以发现一个共同点，即元数据主要是动态地描述电子文档各种特征的信息数据集合，并且它能为分散的、由多种数字化资源有机构成的档案信息体系提供整合的工具与纽带。随着研究的深入，我们对元数据的认识在逐步深化。
档案工作人员为便于理解，可以简单把电子文档的元数据视为两方面：一是“著录信息或著录数据”。其中，“元数据元素就是著录项目，元数据格式就是著录项目之间关系的结构化表示，元数据编码就是著录信息的编制。”（刘越南《对电子文件管理元数据的再认识》，《档案学通讯》2005年2期）；二是电子文档的内容、背景和结构等方面的信息。
国外学者将元数据喻为电子文件管理系统中的“血液”，足见元数据在数字档案馆电子文件管理中发挥着举足轻重的作用。元数据的作用主要可以概括为以下几方面：
1.元数据能协助数字档案馆构建信息检索机制。元数据具有动态跟踪功能,能够即时动态地获取电子文件管理的各项信息。在数字档案馆的海量信息库中,借助元数据,可以快速发现并获取特定的信息单元。
2.元数据能维护信息的识别与读取。电子文件所携带的元数据信息可以完整地记录电子文件的原始状态,能够系统地映射出电子文件的信息内容、背景和结构等;还能够映射出电子文件的生成环境和行政管理环境。只有在获取数据对象的同时也获取这些元数据信息,被检索到的数据单元才是可理解的、可读的。
3.元数据能保障电子文件的真实性与凭证性。元数据系统能够跟踪记录电子文件从产生那一刻起的载体、设备及所用技术的变迁史以及使用干预该文件的整个历史过程,即不论载体、设备、技术如何更新换代,不论使用者、使用人数的多少都全部作为历史数据保存下来,记录备案。这些为数字信息单元真实性和凭证性提供了重要的佐证。
