干部人事档案是按照干部管理权限确定的范围进行管理的，因此，对查阅、借阅不同层次干部的档案都规定了相应的查阅、借阅审批制度。尽管各地区、各部门具体的审批办法有所不同，但是，最基本的规定是，因工作需要才能查阅和借阅干部人事档案，并且必须遵守下列规定：
（1）查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按照有关规定办理审批手续。不能仅凭调查证明材料、介绍信直接查阅干部人事档案。
（2）档案管理单位有权根据规定，确定是否提供和提供哪些材料。
（3）凡查阅干部人事档案，利用单位应根据有关部门的具体规定，派可靠人员到保管单位查阅室查阅。
（4）档案一般不借出使用。如有特殊情况借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，借阅单位不得擅自转借他人。
（5）任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。
（6）查阅档案，必须严格遵守保密制度和《中华人民共和国档案法》有关规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
（7）借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自复制（拍摄）档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示干部档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。
