干部人事档案的利用工作，是指干部人事档案管理部门，根椐查阅、借阅档案的规定和利用单位工作的需要，提供干部人事档案查阅、借阅，或提供干部有关情况和出具证明材料的工作。它是直接为干部、人事和其他有关工作服务的一种方式。提供利用工作，必须遵循保密、安全和方便利用的原则。
干部人事档案的利用范围，主要有四个方面：一是干部工作利用。如干部工作中考察、考核干部，任免、调动、政治审查、调整干部工资，解决干部职级待遇，办理出国出境手续，治理丧事等；二是党、团组织建设，发展党团员等利用；三是审理干部违犯党纪国法等问题利用；四是研究历史利用，如编纂党史、军史、地方志、组织史沿革，撰写人物传记等。
干部人事档案的利用涉及到人的问题，有的干部个人情况不允许扩散。为此，国家保密局和中央组织部根椐干部职务的高低，规定了干部人事档案的密级。因此，提供利用工作必须根椐不同情况，采取不同的方式。一般说来，有经下几种基本方式：
（1）提供借阅。这种方式是，查阅干部人事档案的单位，按规定办好查阅档案的手续后，到干部人事档案管理部门去查阅干部人事档案或有关材料。这种利用方式的好处是，安全、保密，疑难问题能得到及时解答。
（2）借出使用。这种方式是，借阅干部人事档案的单位按规定办理借阅手续后，从干部人事档案管理部门借出档案使用。一般来说，干部人事档案是不宜借出使用的。采用这种方式，主要是因为某些部门使用人员到干部人事档案部门查阅有困难或为了解决工作上的特殊需要，为了保证档案的安全和其他部门的使用，干部人事档案管理部门必须严格审查借阅的理由，把好关，并在借出的同时要求借阅单位对所借档案要指定专人查阅和保管。对借出使用的档案，一般采取限期归还和定期催要的办法加以控制。
（3）出具证明材料。干部人事档案管理部门，在规定允许的范围内，向索要材料的单位提供档案中有关情况或材料。提供的手段，一般是采用复印、拍照原件或摘录函复等方式。
（4）整理有关资料提供。干部人事档案管理部门，根椐利用单位的要求，整理出综合性的资料，提供利用。
（5）答复查询。干部人事档案管理部门根椐有关部门来函、来电话提供的情况，给予查告干部的工作单位或职务以及其他自然情况。
