归档的材料必须符合四项要求：
（1）归档的材料必须是办理完毕的、按规定属于收集范围内的正式文件材料。
（2）归档的材料必须手续完备。凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章；规定要本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。任免呈报表（包括上报的考察材料）和录用聘用审批表，必须注明批准的机关名称、时间和文号。出国、出境审批表，要注明所到之处、往返的时间及出去的目的。
（3）归档材料必须内容真实、对象明确、完整齐全、文字清楚，写明承办单位和形成材料的日期。材料对象应明白无误地对应于本部门所管理的某一名干部；每份材料应该头尾清楚，不得缺张少页，系列材料要配套。未办理完毕、未经查证核实的材料不能归档。对早期形成的一些不很完整的材料，经过鉴别，确认有保存价值的才能归档。
（4）干部人事档案材料的载体一般应使用A4开规格的办公用纸，材料左边应留出2～2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需要复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。对早期形成的不符合上述条件的材料，归档时要进行复制。
