归档文件整理知识问答

       一、归档文件的整理单位和装订    
　　1、问：转发文与被转发文为一件还是两件？    
　　 答：一件。    
　　2、问：请示与批复、报告与批示、函与复函为一件还是两件？    
　　 答：两件。    
　　3、问：文件处理单是放在正文前还是正文后？    
　　 答：前。    
　　4、问：是否可以将同一事由的若干文件作为其中某一份主要文件的附件来处理？    
　　 答：不能。这种做法虽然使整理工作简化了，但却给将来的检索利用设置了障碍。例如，将某下属单位申请某项专业经费的请示、该局的批复和局内承办部门的经办过程文件作为一件装订在一起。如果将来利用者只想查看关于这项经费申请工作的经办情况，从归档文件目录上就很难检索到，从而违背深化检索的目的。所以这种做法应该避免。    
　　5、问：装订时是否去除金属装订物？    
　　 答：永久、30年档案应去除金属装订物，10年档案可不必去除。    
　　6、问：装订方式有哪些？    
　　 答：线装、不锈钢订书钉、塑料曲别针等对档案文件无害的装订材料。胶水粘贴的方式存在可逆性差、复印及扫描时不能拆除的缺点，不提倡采用。    

　　二、归档文件的分类    
　　7、问：跨年度形成的文件归入开始年度还是办结年度？    
　　 答：办结年度。    
　　8、问：如：下级单位2007年12月写的请示，上级单位2008年1月收到，上级单位该将请示归入哪一年度？    
　　 答：该请示应同办理过程中形成的其他文件一起归入2008年。    

　　三、归档文件的排列    
　　9、问：同一事由内的归档文件应怎样排列？    
　　 答：按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。    
　　10、问：不同事由间的归档文件应怎样排列？    
　　 答：按不同事由形成时间（办结时间）的先后顺序、事由的重要程度或事由具有的共同属性排列。    
　　11、问：是否可以直接按文件形成的时间或收、发文字号的顺序排列所有归档文件？    
　　 答：不可以。因为按照此种归档方法，同一事由的归档文件极有可能分散在不同的档案盒内，给利用者造成不便。    

　　四、归档文件的编号（填写归档章）    
　　12、问：怎样编室编件号？    
　　 答：应在同一年度内、同一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。如：办公室2007年形成的永久、30年、10年3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，30年的从“1”编一个流水件号，10年的也从“1”开始编一个流水件号。    
　　13、问：什么是“全宗号”？怎样填写？    
　　 答：全宗号是档案馆对其接受范围内各立档单位所编制的代号。各立档单位应按照给定的代号逐件进行填写。    
　　14、问：“年度”怎样填写？    
　　 答：年度指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示，如一九九八年表示为“1998”，不能简化成“98”。    
　　15、问：“保管期限”怎样填写？    
　　 答：按照保管期限，分别填入“永久”、“30年”“10年”。    
　　16、问：“机构（问题）”怎样填写？    
　　 答：填写机构项时，应填入归档部门名称，如“办公室”，如机构名称太长，可使用机关内部规范简称。    
　　17、问：归档章中“馆编件号”与“馆编盒号”是否要填写？    
　　 答：不填。    
　　18、问：用何种书写材料填写归档章？    
　　 答：应用碳素墨水填写，或使用打号机打号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。    
　　19、问：归档章应盖在哪个位置？    
　　 答：归档章一般应加盖在归档文件首页上端的空白位置，如果上端无位置，也可在文件首页前另附白纸加盖归档章。归档章尽量不要压住字迹。    

　　五、归档文件的编目（编写归档文件目录）    
　　20、问：归档文件目录包括什么项目？    
　　 答：包括件号（馆编件号）、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。    
　　21、问：什么是“责任者”？怎样填写？    
　　 答：责任者是指制法文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。填写责任者项时应使用全称或通用简称，如“天津市档案局”或“市档案局”。联合发文时应将所有责任者照实抄录。    
　　22、问：“文号”怎样填写？    
　　 答：归档文件有发文字号的应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略，如“档办〔2000〕8号”。无发文字号的归档文件可不填此项。    
　　23、问：什么是“题名”？怎样填写？    
　　 答：题名即文件的标题。应由责任者、问题、文种3个部分组成，例如《国家档案局关于加强档案安全保管的通知》。有的文件没有题名，或题名含义不清，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“〔 〕”号填写在目录中。如“XX市档案局通报”，应重新拟题名并抄录为“XX市档案局〔关于市直机关达标升级情况〕的通报”。正件与附件作为一件时，如果附件是正件的重要补充和说明，此时要在正件题名后抄录附件题名，外加“（ ）”号，如“关于进一步加强我市精神文明建设的规定（附：市民公约）”。    
　　24、问：怎样填写“日期”？    
　　 答：填写文件的发文时间（落款时间），如“20070126”。    
　　25、问：怎样统计“页数”？怎样填写？    
　　答：页数项填写一件文件的总页数。计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。正本与定稿、正本与文件处理单等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数，如一份文件由1页文件处理单、5页正本、4页正本组成，该件页数应为1 5 4=10页，并在文件每页右下角编页号。    

　　六、归档文件的装盒    
　　1、问：归档文件目录应怎样放置？    
　　 答：归档文件目录应一式三份，一份置于盒内文件前面，一份由归档部门留存，一份依据保管期限装订成册。    
　　2、问：怎样放置“备考表”？    
　　 答：备考表置于盒内文件之后，说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。    
　　3、问：怎样填写档案盒封面与盒脊项目？    
　　 答：档案盒封面应标明全宗名称，如“天津市档案局”。盒脊设置全宗号、年度、保管期限、、机构（问题）、室编件号、室编盒号、馆编件号、馆编盒号。用号码章在相应栏内从左至右打号，室编件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。其中“馆编件号”与“馆编盒号”不填。永久用红色章，30年、10年用蓝色章。