档案鉴定：“为谁鉴定”“由谁鉴定”“挑选什么””鉴定什么”“如何鉴定

档案鉴定：“为谁鉴定”“由谁鉴定”“挑选什么””鉴定什么”“如何鉴定”

——兼与刘东斌先生商榷

摘　要：文章就档案鉴定“为谁鉴定”、“由谁鉴定”、“挑选什么”、“鉴定什么”、“如何鉴定”五个问题谈了作者的思考与认识。

　　关键词：档案鉴定；鉴定目的；鉴定主体；鉴定客体；鉴定程序；鉴定内容；鉴定方法。

2006年《档案管理》杂志第2～6期连续刊载了刘东斌先生关于档案鉴定问题的5篇文章，〔1〕〔2〕〔3〕〔4〕〔5〕系统阐述了其关于档案鉴定“为谁鉴定”、“由谁鉴定”、“挑选什么”、“鉴定什么”、“如何鉴定”五个问题的观点。笔者认真研读了这5篇文章，也就这五个问题谈点个人思考与认识，兼与刘东斌先生商榷。

1　思考之一：档案鉴定是为谁鉴定的

“关于为谁鉴定档案的问题，历史上曾产生了若干个答案：统治者、文件形成者、学术研究人员（主要是历史研究人员）、全社会公民。”〔6〕刘东斌先生认为档案鉴定主要是为未来的学术研究人员（主要是历史研究人员）鉴定的。〔7〕固然，从长远和历史的角度看，档案鉴定是“为未来选择历史”〔8〕，是为未来的人而鉴定；但档案鉴定是一项十分复杂的庞大工程，简单以此作答似乎不太妥当。那么，档案鉴定究竟是为谁鉴定的呢？对于古代档案鉴定是为谁鉴定的问题，这里我们暂且不去探讨，在此我们重点探讨今天的档案鉴定是为谁鉴定的问题。我们今天的档案鉴定，有人将其大致分为三个阶段：“文件立卷归档的鉴定（相当于现在的‘文件归档整理的鉴定’）、机关档案室的鉴定、档案馆的鉴定”，〔9〕那么这三个阶段是“为谁鉴定的”呢？

“文件归档整理的鉴定”主要是为“文件的形成者”鉴定的，也许其中含有“为未来的学术研究人员鉴定”的成分，但那不是鉴定的初衷，因为鉴定的对象——“文件”毕竟是由“文件形成者”形成的。

“机关档案室的鉴定”主要是机关档案室在向档案馆移交档案时按进馆要求对档案质量进行的鉴定和对已到保管期限的未移交进馆的短期或者长期档案进行的鉴定，在很大程度上也主要是为“文件的形成者”鉴定的，不过可能要兼顾除“文件的形成者”以外的其他“档案利用者”（这其中可能包括未来的学术研究人员<主要是历史研究人员>）的利用需求。

“档案馆的鉴定”主要是指档案馆根据馆藏动态性原则对馆藏档案进行的定期鉴定，具体又包括三个方面：“（1）围绕开放档案进行鉴定；（2）对已到期的短期和长期档案进行鉴定；（3）对重复档案文件进行鉴定。”〔10〕档案馆围绕开放档案进行的鉴定即开放档案鉴定，主要是为“文件形成者”以外的其他社会利用者鉴定的，因为“文件形成者”利用档案馆馆藏的其自身形成的档案一般不受限制，而其他社会利用者一般只能利用已开放的档案。档案馆对已到期的短期和长期档案进行的鉴定即期满档案鉴定，在很大程度上是 “为未来的学术研究人员（主要是历史研究人员）鉴定”的，因为期满档案鉴定除“把那些内容重要的反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件”继续留存外, 主要是把“对研究个别情况起到凭证作用的文件(如名人及重要领导人的批示、讲话、手迹、书信等) 继续留存”〔11〕，而这些文件无疑是“未来的学术研究人员（主要是历史研究人员）”喜爱的珍贵史料。档案馆对重复档案文件进行的鉴定即重复档案鉴定，是为“档案馆自己”鉴定的。其目的主要是为了优化馆藏，减少不必要的重复档案文件，从而减少档案馆的人力、物力、财力的不必要的浪费。

2　思考之二：档案鉴定应当由谁鉴定

关于档案鉴定应当由谁鉴定的问题, 国外曾有两种最具代表性的观点,“其一，以希拉里·詹金逊（英国著名档案学家）为代表, 认为文件形成者是档案鉴定合适的人选；其二，以T·R·谢伦伯格（美国著名档案学家）为代表, 认为档案人员才能胜任鉴定工作”，“我国采取的是档案人员、业务人员和有关领导三结合的办法”。 〔12〕刘东斌先生认为应当由文件形成者、档案人员、档案利用者三方面人员共同完成档案鉴定，“由档案人员根据文件形成者和档案利用者的鉴定意见, 具体实施档案鉴定。应当说明的是档案人员实施档案鉴定并不是代表文件形成者和档案利用者, 而是这两者的代言人, 是具体操作者。”〔13〕那么，在档案鉴定三个阶段究竟应当由谁鉴定呢？

“文件归档整理的鉴定”主要应当由“文件的形成者”（具体主要是指形成文件的有关业务、文书部门及其人员）鉴定，也就是希拉里·詹金逊提出的“文件形成者是档案鉴定合适的人选”的观点，因为“文件是行政管理无意识的副产品, 是行政活动和事务处理的原始证据, 它不能被后来的加工者人为干预。”〔14〕鉴定是文件形成者的职责，文件形成者作为档案利用者为满足自己“管理和法律需要”, 对挑选档案显然应当有话语权。至于档案人员在这一阶段鉴定中扮演的最多只是“在一定程度上干预”而已的角色或者“文件形成者”的“代言人和具体操作者的角色”，这和刘东斌先生的观点有点不谋而合。

“机关档案室的鉴定”主要是机关档案室工作人员（即机关档案人员）承担的，当然在鉴定过程中机关档案人员要征求“文件的形成者”（具体主要是指形成文件的有关业务、文书部门及其人员）和档案馆档案人员的意见。

“档案馆的鉴定”主要是档案馆档案人员承担的，当然在鉴定过程中要征求有关方面及其人员的意见。具体来说，开放档案鉴定，要征求“文件形成者”及其机关档案人员的意见，以避免开放不宜开放的档案；期满档案鉴定，除征求“文件形成者”及其机关档案人员鉴的意见外，还要征求有关学术研究人员（主要是历史研究人员）的意见，以免销毁文件形成者和档案人员认为已无保存价值但对学术研究人员（主要是历史研究人员）仍有利用价值的“期满档案”；重复档案鉴定，也要适当征求有关方面及其人员的意见，适当留存一定数量的必要的重复档案文件。

3　思考之三：档案鉴定应当挑选什么

关于档案鉴定应当挑选什么问题，刘东斌先生认为档案鉴定应当挑选反映“人类生活的方方面面”的“社会记忆”。这一观点从档案鉴定的总体上讲无疑是最理想的，但从理论上讲根本不存在这样的档案鉴定标准。对此刘东斌先生提出了一个折中的方案:对于近期保存的档案, 挑选的标准以文件形成者的需求为主；对于中长期保存的档案, 挑选的标准以普通公众的利用需求为主；对于远期永久保存的档案的挑选标准, 以未来的学术研究人员(主要是历史研究人员)的利用需求为主。〔15〕笔者认为这一方案在实践中操作起来是很难的，尤其是以未来的学术研究人员(主要是历史研究人员)的利用需求为主挑选远期永久保存的档案更是难上加难。对此刘东斌先生又提出了一个折中的方案:即一方面综合现有档案鉴定标准之长来挑选档案；另一方面是挑选某一典型地区、单位、个人和某一方面形成的所有的档案文件全部“完整”地保存下来, 以满足未来利用者的利用需求。〔16〕这种设想方案的确是极好的设想方案，但恐怕具体实行起来有很大的难度。

关于如何挑选档案问题，刘东斌先生认为“挑选档案: 一是要按照文件形成者的利用需求挑选；二是按照普通公众利用需求挑选；三是按照当代学术研究人员(主要是历史研究人员)的利用需求挑选；四是按照未来学术研究人员(主要是历史研究人员)的利用需求挑选。”〔17〕对于刘东斌先生的挑选档案的四个方面的设想笔者没有多大异议，但在档案鉴定三个阶段如何具体实施这些设想呢？

“文件归档整理的鉴定”阶段主要是按照文件形成者的利用需求挑选档案的，主要挑选的是能满足文件形成者的管理和法律需要的关于组织、职能、政策、决定、程序、规章和各种活动等方面的档案文件，以及内部管理的人事、财务、采购、财产支配等方面的档案文件，因为这一阶段的鉴定主要是为文件形成者鉴定的，并且主要由文件形成者鉴定。当然，我们可以要求这一阶段挑选档案时还应兼顾普通公众和学术研究人员(主要是历史研究人员)的利用需求，至于效果如何就不好说了。

“机关档案室的鉴定”阶段不仅要按照文件形成者的利用需求挑选档案移交档案馆，还要考虑挑选能兼顾普通公众和学术研究人员(主要是历史研究人员)的利用需求的档案移交档案馆，从而使档案馆拥有更多的能满足普通公众和学术研究人员(主要是历史研究人员)的利用需求的档案。这就要求这一阶段挑选档案时要把“那些对文件形成者作用不大或没有作用的,却对普通公众和学术研究人员有很大的作用”的档案挑选出来继续留存或者移交档案馆保存。

“档案馆的鉴定”阶段“如何挑选档案”应当具体情况具体分析。具体来说，开放档案鉴定“挑选档案”时，应当主要考虑普通公众和学术研究人员(主要是历史研究人员)的利用需求，一方面要挑选那些与普通公众息息相关的反映普通公众的身份、资历、学历、奖惩、权属、婚姻、公证等各个方面以及有关家庭、家世、家族等方面的档案, 以满足普通公众对档案的法律需求、休闲需求和文化需求；另一方面要挑选学术研究人员(主要是历史研究人员)感兴趣的社会各行各业的各种类型的档案、能反映他们喜怒哀乐和衣食住行等方面的档案、反映历史细节记录（诸如反映某个人、家庭、家族、事件、单位的详细记录等）的内容的档案以及反映地方特色内容（主要包括自然或地理、历史、经济、文化、民俗、事件和人物特色等诸方面的内容）的档案；期满档案鉴定“挑选档案”时，要重点考虑学术研究人员(主要是历史研究人员)的利用需求，把那些对文件形成者和普通公众已无保存价值而对学术研究人员（主要是历史研究人员）仍有利用价值的“期满档案文件”挑选出来继续留存；重复档案鉴定“挑选档案”时，也要注意考虑有关方面及其人员的利用需求，适当留存一定数量的必要的重复档案文件。

4　思考之四：档案鉴定应当鉴定什么

关于档案鉴定应当鉴定什么问题，刘东斌先生认为“档案鉴定的主要内容是对档案价值的鉴定，价值鉴定是档案鉴定的核心。”〔18〕那么档案价值具体又是指什么呢？《档案学词典》解释为：“一般指档案对于人们和社会的意义与作用”，〔19〕这种解释不太好理解，在具体的档案鉴定过程中也不太好掌握。美国著名档案学家T·R·谢伦伯格认为：“成为公共档案的文件有两种类型的价值：对于原机构的原始价值，对于其他机构和非政府使用者的从属价值”。 〔20〕这样就相对容易理解和掌握了。“原始价值”，亦译‘第一价值’，即档案对于档案形成者所具有的利用价值；“从属价值”，“亦译‘第二价值’，即档案对于档案形成者以外的组织或个人所具有的利用价值。〔21〕那么，在档案鉴定三个阶段分别应当鉴定什么呢？进一步讲，每个阶段应当重点鉴定档案的“原始价值”（即第一价值）还是“从属价值”（即第二价值）呢？

“文件归档整理的鉴定”主要是鉴定档案的“原始价值”（即第一价值），就是“档案对于档案形成者所具有的利用价值”，因为这一阶段的鉴定主要是为文件形成者鉴定的，并且主要由文件形成者鉴定。另外，这一阶段的鉴定在很大程度上还承担有“完整性鉴定”的任务，即鉴定“归档文件档案是否齐全。那些记录和反映各职能部门工作活动的文件材料是否齐全”。〔22〕

“机关档案室的鉴定”，不仅要鉴定档案的“原始价值”（即第一价值），更要鉴定档案的“从属价值”（即第二价值），还要承担“完整性鉴定”的任务。这就要求这一阶段鉴定档案价值时要特别关注那些虽然“原始价值”（即第一价值）不大但是“从属价值”（即第二价值）却很大的档案，尤其是机关档案室对保管期满的室藏短期（或长期）档案进行鉴定销毁时一定要把那些虽然“原始价值”（即第一价值）不大但是“从属价值”（即第二价值）却很大的档案继续留存下来或者移交档案馆保存。

“档案馆的鉴定” 应当具体情况具体分析。具体来说，开放档案鉴定，应当主要鉴定档案的“从属价值”（即第二价值），就是“档案对于档案形成者以外的组织或个人所具有的利用价值”，以方便更多的档案形成者以外的组织或个人利用已开放的档案；期满档案鉴定，更要重点考虑“档案对于档案形成者以外的组织或个人所具有的利用价值”，一定要把那些虽然“对于档案形成者已无利用价值”但是“对于档案形成者以外的组织或个人仍有利用价值”的“期满档案”继续留存下来；重复档案鉴定，应同时兼顾档案的“原始价值”（即第一价值）和“从属价值”（即第二价值），适当留存一定数量的必要的重复档案文件。

5　思考之五：档案鉴定应当如何鉴定

关于档案鉴定应当如何鉴定问题，其实就是如何组织档案鉴定人员采取何种方法为档案利用者从大量的档案中挑选最有保存价值的档案。刘东斌先生认为：“应当从中央到县都相应地建立档案鉴定委员会来组织实施档案鉴定工作，实行统一领导、分级管理的原则，当然，国家档案鉴定委员会应对全国的档案鉴定工作实施统筹规划、组织协调和指导。档案鉴定委员会的组成由档案行政管理部门的主管领导、业务骨干，档案馆的主管领导、档案鉴定人员，档案专家学者，档案文件形成者单位的档案人员。”〔23〕笔者认为，不管成立什么鉴定组织，真正做档案鉴定工作的还是业务人员和档案人员。具体来说，文件归档整理的鉴定中真正做鉴定工作的是机关文书和业务人员；机关档案室的鉴定中真正做鉴定工作的是机关档案室档案人员；档案馆的鉴定中真正做鉴定工作的是档案馆档案鉴定人员。那么，在档案鉴定三个阶段分别“应当如何鉴定”呢？

“文件归档整理的鉴定”应重点做好两件事：其一是严格按归档制度办事，保证档案文件材料的齐全完整。这就要求机关的文书、业务部门把机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料, 按归档要求进行归档整理, 定期向机关档案室归档；同时归档时必须明确归档范围, 严格执行划定的归档范围, 既要保证文件材料的齐全完整, 又要防止“有文必档”, 避免使文件材料过于庞杂。其二是严格执行机关档案保管期限表, 准确划分保管期限。机关的文书、业务和档案部门应根据全国通用的标准档案保管期限表, 并结合机关实际, 共同制订适合自身具体情况的机关档案保管期限表，根据此表确定每一份文件的保管期限。

“机关档案室的鉴定”应重点做好两件事：其一是严格把好档案进馆前的鉴定关，确保进馆档案质量。具体来说，应该严格把好五关：一是严把文件材料关，确保文件材料的齐全完整，同时剔除那些无查考利用价值的文件材料；二是严把抄目编号关，对于诸如未抄文号、漏抄作者、漏抄文件、编号不一、空白页编号等等应予纠正和整理，能改的就改，不能改的就重抄，努力使抄目编号规范化；三是严把文件装订关，对于诸如金属物未去除等等, 该重新装订的就重新装订；四是严把保管期限关，根据机关档案保管期限表审查机关的文书、业务部门在文件归档整理过程中对每一份文件确定的保管期限是否准确，尽量确保保管期限划分正确无误；五是严把编研材料关，保证立档单位档案全宗的机关沿革、全宗介绍、全宗指南、鉴定材料等编研材料的齐全完整, 努力使进馆档案的检索体系趋于完备, 便于保管和查找利用。其二是对保管期满的室藏短期（或长期）档案进行鉴定销毁。鉴定销毁时一定要把那些虽然“对于档案形成者已无利用价值”但是“对于档案形成者以外的组织或个人仍有利用价值”的“期满档案”继续留存下来或者移交档案馆保存；同时销毁期满档案前一定要经机关领导人审核批准并编制档案销毁清册。

“档案馆的鉴定”应当具体情况具体分析。具体来说，开放档案的鉴定，应遵照《档案法》关于开放档案的有关规定，正确处理开放与保密的关系，具体地分析开放档案的价值，准确地鉴定哪些档案可以开放，哪些档案应控制使用，力争做到既最大限度地开放档案，又不致泄露党和国家的机密；同时在鉴定中如果发现某些档案价值鉴定(即原保管期限)明显错误，应予以及时调整或纠正。期满档案的鉴定，应给合文件产生的历史背景，运用历史唯物主义的观点，进行全面具体地鉴定，把其中确无查考利用价值的文件剔除，把那些内容重要的反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件，以及对研究个别情况起到凭证作用的文件(如名人及重要领导人的批示、讲话、手迹、书信等)继续留存，并重新给予相应的保管期限。重复档案的鉴定，应结合各馆实际，剔除其中的一部分重复档案进行销毁，但须在卷内目录或备考表上注明，以便利用时能在相关案卷中找到同份(当然并非原份，只是内容一样)档案。

　　参考文献：

　　〔1〕〔7〕刘东斌.档案鉴定——为谁鉴定〔J〕.档案管理，2006（2）.

　　〔2〕〔13〕〔14〕刘东斌.档案鉴定——由谁鉴定〔J〕.档案管理，2006（3）.

　　〔3〕〔15〕〔16〕〔17〕刘东斌.档案鉴定——挑选什么〔J〕.档案管理，2006（4）.

　　〔4〕〔18〕刘东斌.档案鉴定——鉴定什么〔J〕.档案管理，2006（5）.

　　〔5〕〔23〕刘东斌.档案鉴定——如何鉴定〔J〕.档案管理，2006（6）.

　　〔6〕〔12〕刘越男.关于档案价值鉴定的理论与实践（五) —对电子文件鉴定问题的思考〔J〕.档案学通讯, 2001（5）

　　〔8〕王岚.为未来选择历史——论档案价值与鉴定原理〔J〕.档案学通讯, 2003（5）.

　　〔9〕〔10〕陈忠海.档案鉴定的理论与实践〔M〕.北京: 中国档案出版社, 1999：50～51.

　　〔11〕张满飙，管先海.谈档案的鉴定〔J〕.山西档案, 1997（2）.

　　〔19〕〔21〕档案学词典编委会.档案学词典〔M〕.上海：上海辞书出版社，1994：2～3.

　　〔20〕〔美〕T·R·谢伦伯格.现代档案——原则与技术.黄坤坊等译〔M〕.北京：档案出版社，1983：22.

　　〔22〕刘国能.档案鉴定工作内容、原则、标准与方法——档案鉴定工作及其改革（之二）〔J〕.中国档案，2005（9）.