5 操作流程五：文件装订
文件装订，即把归档文件按一定装订起来。装订前应做好诸如修裱孔洞残缺破损文件、复制字迹模糊易褪变文件、去除金属物、折叠和粘贴（指超大型的纸张应折叠一下、小型的要粘贴在A4纸上）、页次排序、空白纸张抽除等准备工作。具体装订要求是：①装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，采用左上角装订的将左、上侧对齐，采用左侧装订的将左、下侧对齐；②保管期限为永久的应根据地方档案部门要求装订（一般用三孔一线方式逐件装订，页数多的可装在文件左侧正中间，页数少的可装在文件左上角），保管期限为30年的用三孔一线或塑料螺钉等形式装订（五页以下可用胶水粘贴左上角），保管期限为10年的可不取钉（但每件需成整体、不能散）；③装订要结实整齐，做到“五不”，即不压字、不掉页、不倒页、不损坏文件、不妨碍阅读。
6 操作流程六：文件编目
文件编目，即把装订好的归档文件编号加盖归档章，编制归档文件目录。
6.1编号加盖归档章。即依分类方案和排列顺序对归档文件逐件编号，在每一份归档文件首页上端居中偏右空白处上加盖采用黑色印泥的归档章（一般说来，一个单位归档章加盖的位置应统一，归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容，若归档文件前有文件处理单可加盖在文件处理单上），并逐件规范填写全宗号、年度、保管期限、问题（机构）、室编件号、馆编件号等归档章项目。具体填写方法是：①全宗号填写同级档案馆给立档单位编制的代号，未确定全宗号的暂不填写；②年度填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2007”；③保管期限填写文件保管期限“永久”、“30年”或“10年”；④ 问题（机构）填写问题（机构）类名称或规范简称；⑤室编件号填写，同一年内同一保管期限中文件材料从“1”开始编流水号，最低一级类目下类与类之间文件件号必须相连且不得断号、重号、跳号；⑥馆编件号可空下由档案馆填写。
6.2编制归档文件目录。即将归档文件的件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目，按照国家规定的标准的“归档文件目录”格式进行填写。具体填写要求是：①件号填写室编件号（前面已论述）；②责任者填写制发文件的组织或个人（即文件的发文机关或署名者），一般应填写发文机关全称或通用简称，联合发文的填写主办单位和整理单位，问文与复文为一件时（如请示与批复、函与复函等）填写复文单位，领导讲话、论文、讲义等填写人名全称，领导签发令填写领导职务及人名全称；③文号填写发文机关的发文字号（由机关发文代字、发文年度、发文顺序号组成），要照实抄录，没有文号的可不填；④题名填写文件的标题，要求照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的可加拟标题，外加“［］”，如通知、会议记录、干部调动介绍信等；⑤日期填写文件形成日期，用8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20051206，实际填写时可将月、日数字回行填写，即填为两行，无日期的根据文件内容加以考证并填写（外加“［］”）；⑥页数填写一件文件的总页数，计算页数时只计算有图文页，空白页不计；⑦备注填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、补充、移出等，请示与批复分开归档的注明去处，只有复印件缺原件的注明缺原件，以上级名义起草的文件注明定稿已移交上级归档。
7 操作流程七：文件装盒
文件装盒，即按分类方案将同一年度、同一保管期限和同一类目的文件按照件号（室编件号）的先后顺序装盒，编盒号，填写备考表、盒封面及盒脊项目。
7.1 归档文件装盒。具体要求是：①不同形成年度的归档文件不能放入同一档案盒，不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒，不同机构（或问题）的归档文件不能放入同一档案盒；②分盒时应视文件厚度选择适宜的档案盒（档案盒厚度有2cm、3cm、4cm三种）；③分盒排列方法：以“保管期限—年度—级别—问题”排列法为例，第一步：把归档文件按永久、30年、10年分开，把相同保管期限的排列在一起；第二步：在同一个保管期限内把同一个年度形成的文件排列在一起；第三步：同一年度内文件，上级的排前、本级的排中、同级和下级的排最后；第四步：同一级别内文件，按问题排列。应当强调的是：无论采用何种方法排列，都要注意以后每年的排列方法都要基本统一。
7.2编盒号。即填写档案盒的排列顺序号。具体要求是：从按文件级整理的第一年（全国为2001年，河南省为2002年）起，按3种保管期限都从“1”号开始各编一个流水号，第二年接着编号。
7.3填写备考表。即规范填写包括包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期等项目的备考表放在全盒文件最后。具体填写方法是：①盒内文件情况说明填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损等），以及文件修改、补充、移出、销毁等情况；②整理人填写负责整理该盒文件的人员姓名；③检查人填写负责检查该盒文件整理质量的人员姓名；④日期填写该盒文件整理完毕的日期。
7.4填写档案盒封面及盒脊项目。具体填写方法是：①档案盒封面用立档单位全称或通用填写全宗名称，一般要求使用橡皮条章盖印，也可印制；②档案盒脊项目有全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等，应根据竖式还是横式的摆放方式在盒脊或底边准确填写，前三项可刻章盖印，后三项用铅笔填写，起止件号填写档案盒内排列最前和最后的文件的件号且其间用“/”号连接，涉及数字一律用阿拉伯数字。
8 操作流程八：文件排架
文件排架，即将已装盒的归档文件按一定顺序排放到档案架上，并编制包括归档文件说明、归档文件目录索引、归档文件目录册在内的检索工具。
8.1 上架文件（档案）排列。根据分类方案按“保管期限——年度——问题”或“保管期限——年度——机构”排列已装盒的归档文件。具体排列方法是：同一保管期限的文件（档案）分年度分级别按盒号顺序从小到大排列，不同保管期限的文件（档案）要分柜分阁排放，排列顺序按从左至右、从上至下依序排列。
8.2 编制检索工具。①编制归档文件整理说明。归档文件整理说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及全宗内文件数量、分类原则、整理状况、存在问题等。②编制归档文件目录索引。即把同一年度的文件（档案）按永久、30年、10年三种保管期限分开排列各编一本包括盒号、保管期限、年度、问题或机构、页次等项目内容的归档文件目录索引，问题或机构栏注明该盒文件（档案）起止件号和内容（如上级文件、综合、人事等），内容用“（）”括起；页次栏注明每一份（盒）归档文件目录在归档文件目录册中的排列位置，从“1”开始编写流水号。③编制归档文件目录册。归档文件目录册由归档文件整理说明、归档文件目录索引、归档文件目录组成。成册方式应与分类方案和档案实体排列一致。归档文件目录册的封面和背脊项目主要有全宗名称、年度、保管期限三项，要按要求规范填写。
（作者单位：河南省濮阳市档案局）
