根据《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015），现整理出《2018年归档文件整理步骤（简略版）》，每个操作步骤后，附有操作过程中需要注意的问题。
1、收集
将上年度收到和形成的全部文件材料（包括党、政、工、团、人事、纪检、财务、基建和业务等部门形成和收到的各种文件、报表、图纸、光盘、照片等）收集齐全完整，具体操作参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令） 。
2、组件
通常情况下归档文件一般以每份文件为一件，但需注意以下特殊情况：正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 同时应注意件内排列顺序。
3、分机构（问题）
机构（问题）是两种分类方法，各建档单位需根据实际情况，保持历史连续性确定分类方法。其中，机构分类法，就是根据机关内设机构对归档文件进行分类。采用机构分类时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。采用机构分类法，原则上是哪个机构承办起草的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，一般归入主办机构；业务部门起草，以办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构的类中。问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。例如：将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，业务部门形成的文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的文件划为“行政类”等。
4、划分保管期限
即把文件材料区分为：不归档、永久和定期。结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局8号令）制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。一般来说各乡镇办和重要职能部门文件数量大、内容多，区分保管期限尽量按照国家档案局8号令的规定来；文件数量不多或职能较为单一的单 位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限从长。
5、排列顺序
在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 即是完成了按照年度——机构（问题）——保管期限分类完成后的档案需要按照时间结合事由，重要程度进行排列，简单的可以理解为类似事件排列在一起。
6、盖归档章
归档章要求盖在文件首页上方空白处右上方，归档章要盖得清晰，严禁盖成“双眼皮”或模糊不清；归档章内项目填写要工整、准确、规范，用汉字在空白处填写：全宗号、年度、、件号、、机构或问题、保管期限、页数。
7、编件号、页码
永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，每年从0001开始。页码一般以件为单位，逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
8、修整文件
每份文件单独装订,以A4大小为标准,向左和向上取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,定为永久和定期30年保管的文件必须去除易生锈的金属物, 定期10年可不用去除金属物。
9、填写备考表并装盒
要求各立档单位统一使用由档案局监制的无酸纸制作的档案盒。归档文件应严格按照件号的先后顺序，依次装入档案盒，一盒装满后，顺序装入下一盒。
10、编目
按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求，根据《浉河区档案局关于统一机关档案室数字化档案目录模板的通知》（浉档发〔2015〕20号），对装盒的归档文件进行逐条录入，目录统一为excel表格，即（.xls）格式。
11、数字化扫描
扫描前，去掉资料中所有金属物，如订书针、大头针和回形针等，保持资料的整齐，不能出现资料内容混乱、页面折皱不平、漏页、倒页的现象。
扫描形成文件保存为多页pdf格式，文件命名为档号，即全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，如全宗号为0001的单位，2017年度，文书档案第一件，保管期限为永久，机构（问题）为办公室的档号为:“0001-WS·2017-Y-BGS-0001”， 其中WS是文书的拼音代码，Y是永久的代码，BGS是机构（问题）办公室的拼音首拼的大写字母。
扫描完成后，把目录和扫描件移交区档案馆进行转换，转换后形成的《归档文件目录》装盒，完成电子档案数据的录入、扫描、备份工作。
12、装订
装订要细致。即各种金属物要拆除掉，装订线要缝直，文件要平整，装订线要用剪子修剪整齐，不留 线头，不要图省事，用手拽。 采用缝纫机线装时，只轧文件中间的三分之一处。采用直角装订时，注意线头，不能随意抖掉。
13、排架
每年形成的档案按保管期限依次上架，同一个保管期限按照机构（问题）依次排列，便于实体管理，以后便于档案移交进馆。简单的说就是保管期限一样的档案，要按照年度、盒号依次排列。不同保管期限的档案不能放在同一个柜子里
