一、责任者
1、责任者是发布文件的单位，每一件档案都有责任者，责任者不可为空。如果档案上没有明确标示责任者，则根据文中内容进行判断并录入。
2、责任者须录入单位全称或者准确简称，例如：山东省粮食局办公室，不能简单录成“办公室”或者“局办公室”或者“局办”。
3、责任者有多个时，责任者之间以“；”号相隔。个人责任者一般只录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称并加“（）”号。机关团体责任者必须著录全称或通用简称。
二、文件编号
1、文件编号的准确格式是：某某发[2012]12号，注意中括号用半角，不能录成“【】”，也不能录成小括号。
2、文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。文件编号的括号一律用“[]”著录；
3、从前收工抄写的目录，文件编号大多数不准确的简写，例如简单写成“某发1号”遇到类似情况，必须到正文中校对，录入准确文件编号。
三、题名
1、题名中的书名号与引号不能漏掉，必须与正式题名相同。
2、题名应根据档案原文录入，有副题名原文照录于正题名后。没有题名，依据内容拟写题名，并加“[]”号。题名不能揭示内容时，如只是“通告”或者“合同”等字样，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，另拟题名部分加“[]”号。文件中涉及多个单位名称或人名没有在标题中全部反映时，应将涉及单位名称或人名附于标题后，并加“[]”号,名字间以“；”号相隔。
3、人名地名录入必须准确，必须与正文中的字样完全相同。
四、时间（包括案卷目录中的起始时间与终止时间）
1、文件形成时间。一般公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。
2、时间采用专门的档案日期格式，格式样例：“20130518”
3、如果档案本身没有标注时间，则根据前后档案判断所在年度，以年度加零补齐。例如：2013年档案，时间写做“20130000”.
五、案卷号
案卷号一般为四位，不足四位用零补齐，例如：0001
六、密级
密级一般分为绝密、机密、秘密三项，如果档案上标注了密级，就需要录入目录中。案卷的密级为卷内文件涉密的最高密级。
七、其他
1、必录项：全宗号、年度，保管期限、目录号、案卷号等。这几项不能漏。
2、一件档案中如有批复、来文以及其他附件内容，则只录入第一份正文信息，其他附件以及相关文档不在目录中体现。整理档案的时候，把批复放在正文前面，即批复在前。
