外国文件管理
一、外国文件与文件管理概念
当代各国的文件定义，可将其划分为专指型、扩展型、泛指型三种类型。
专指型的文件定义
专指公共文件，将文件形成者仅仅界定为“政府部门”或“公共机构”。它多见于各国的文件或档案法规中。
扩展型的文件定义范围扩展到公私机构的文件。如美国档案学者谢伦伯格的文件定义。
泛指型的文件定义既指所有公私机构又指个人活动中形成的文件，即指一切公私文件。如英国的迈克尔·库克、阿根廷的路易斯·比阿萨利等档案学者的论著，以及前苏联和国际档案理事会的《档案术语词典》，都采用了泛指型定义来界定文件。
文件管理是指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。文件管理概念的内涵包括文件生命周期中从文件的形成或接收，到它们的处置过程。
各国关于文件管理含义的表述具有三个共同点：以文件的整个生命周期为基础，体现了文件生命周期的阶段性，以经济和有效为前提的。
二、外国文件管理职能
文件管理职能存在着四种描述:
第一种是以文件生命周期为基础对文件管理职能的论述,如，英国现代档案学者迈克尔·库克在《档案管理》认为文件管理职能包括两方面：一是现行机关的文件管理职能，二是文件中心的文件管理职能。
第二种是从档案馆参与的角度对文件管理职能的论述：主要是强调档案馆和档案人员对公共机关的文件形成、保管和处置具有检查、监督和指导作用。如美国韦恩·格罗弗、阿尔泰·瑞克斯的论述。
第三种是文件管理法规对文件管理职能的规定：如美国1976年颁布的《联邦文件管理法》，对文件管理的职能作了六项规定。
第四种是国际档案组织对文件管理职能的综述，具体有六项职能。
三、外国文件管理机构
国外文件管理机构有两种形式：一种为内设机构，如登记室；另一种独立于组织之外，一般称为文件中心。
联合国教科文组织对文件中心的定义是：“在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。”文件中心一般有3项任务：保管、提供服务和最终处置。
