电子文件的收集、积累与归档

电子文件的收集、积累与归档

    1、保证电子文件信息安全的管理措施

       电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要相应的管理措施来保证其得意实施。保证电子文件信息安全的管理措施主要有：

1）加强电子文件制作人员和管理人员的管理；2）电子文件的制作过程要职责分明；

3）建立电子文件全过程管理的制度；4）建立电子文件管理的记录系统；

2、归档份数

   目前、物理归档的电子文件一般要求有一式三套脱机文件，其中一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

   特别是对于法律凭证问题还未解决的电子文件、有密级的电子文件、在技术环境变迁下难以维护真实性的电子文件等，都应实行三套归档制，如本单位制发的法令文件，应同时归档加盖单位公章、个人签名的纸质文件。

3、电子文件的归档方式有两种：逻辑归档和物理归档。

4、电子文件归档工作的要求

   1）档案部门要从文件生命周期的开始控制其归档活动；

   2）电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步；

5、归档电子文件的质量要求

   1）齐全完整；2）真实有效；3）格式规范；4）经过整理；

6、电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。