学校档案机构业务建设具体要求
根据目前学校档案工作的实际，对学校档案机构业务建设方面提出更具体和明确的要求：
细化“三纳入”：
将学校文件材料的形成和积累纳入学校工作计划，纳入学校规章制度及工作流程，纳入学校有关人员岗位责任制；
细化“四同步”：
档案工作应与学校各项工作的（特别是涉及重大活动的）布置、检查、验收、总结同步开展，即学校下达工作任务、教学计划与提出相应文件材料的归档要求同步，检查工作、教学计划进度与检查相应文件材料积累情况同步，验收、鉴定工作和教学成果与验收、鉴定相应文件材料归档情况同步，工作、教学总结与相应文件材料完成归档同步。
强化了制度建设：
综合性的规章制度、文件材料归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案统计制度、档案利用制度、档案鉴定销毁制度、档案岗位责任制、档案管理应急预案。
新增：
档案管理应急预案，对组织机构、拯救方法、抢救程序、保障措施和转移地点提出了要求。
规范了档案的收集工作：
结合目前全市学校实际，规范全面修订了党群、行政、教育教学、幼儿园卫生保健、基本建设、仪器设备、财会、声像等门类的《文件材料归档范围和档案保管期限表》（附件1-8）。
各学校结合本校实际，参照本规范动态制定本校相应类文件材料归档范围和档案保管期限表。
明确了整理归档分工要求：
全校性、综合性文件材料由学校办公室负责整理归档，其他文件材料按分工由相应的职能部门负责整理归档。
涉及多个部门的文件材料，由协办部门初步整理后移交主办部门汇集整理归档。
明确了归档时间和手续：
党群、行政、教育教学、幼儿园卫生保健类的归档文件材料应在寒、暑假前由相应的职能部门收集齐全并按要求整理后向档案室移交。
基建类归档文件材料的收集整理应与工程建设同步进行。在项目完成通过鉴定验收时，学校基建部门应通知档案室参加，并于工程竣工验收后三个月内将项目建设全过程形成的文件材料立卷整理后向档案室移交。
在仪器设备开箱时，有关部门应通知档案室参加验收。仪器设备类归档文件材料在安装调试后一个月内由学校设备管理部门按要求整理后向档案室移交。
财会类归档文件材料于次年6月底前由财务部门按要求和规定完成整理后将档案目录移交一套至档案室，档案实体在财务部门保管三年后向档案室移交。
声像档案在每项工作完成后两个月内，由主办部门将声像材料和文字说明移交档案室。
已故人员档案，属学校保存范围的由本校人事部门保存三年后向档案室移交。
实物类材料在各类工作、活动结束后一个月内，由经办部门将实物和文字说明移交档案室。
档案室应随时接收上级规定应接收的档案。
档案室接收档案应履行手续，填写移交清册一式两份。交接双方应签名盖章，移交清册归入全宗卷永久保存。
规范档案的整理要求：
明确归档周期
党群、行政、基本建设、仪器设备、财会、实物类的归档文件材料以文件形成的“自然年度”为归档周期。
教育教学、幼儿园卫生保健类的归档文件材料以文件形成的“教学年度”为归档周期。
声像、已故人员类的归档文件材料按特定周期归档。
根据目前学校档案工作的实际，对学校档案机构业务建设方面提出更具体和明确的要求：
明确整理方式
党群、行政类文件材料按“件”整理归档。
教育教学、幼儿园卫生保健类归档文件材料可选择立卷或按“件”整理归档。
其他类文件材料立卷整理归档
（具体参阅各门类档案的整理）。
规范编制档案检索工具（立卷整理）
立卷整理的档案目录应根据不同类别档案的具体情况按“教学年度”或“自然年度”或“特定周期”编制。
对“案卷封面”（附件13）、 “卷内目录”（附件10）、 “卷内备考表”（附件14）、“案卷目录”（附件9）、“归档文件目录”（附件15）等编制内容进行了规范统一。
取消了原《规范》的“卷内科技文件材料目录”、“照片档案卷内目录”。
增加了“声像档案案卷目录”（附件11）、“声像档案卷内目录”（附件12）、“归档电子文件目录”（附件19）、“归档载体目录”（附件20）。
规范了“归档文件目录夹”封面及脊背标签（附件16）、“立卷归档档案目录夹”封面及脊背标签（附件17）、“文件汇编及参考资料及其目录盒”正面及脊背标签式样（附件18）。
