整理归档的文书文件

整理归档的文书文件

整理归档的文书文件

•  常态化整理

•  历史欠帐类整理

按件整理法

    档案整理有立卷整理和按件整理两种方式，目前文书档案所用的整理方法为按件整理法。按件整理法全称归档文件整理方法。

    按件整理方法执行时间的分界线为2001年，特别对于市直单位或档案纳入进馆范围的单位要留意。具体请关注我局网站上公布的档案接收质量标准。

按件整理方法的应用条件

    适用于文书文件的归档。

    前提条件：要配备计算机和优秀的档案管理软件。

    采用标准：

    归档文件整理规则DA/T22-2000（体制外的单位参照）

    广州市执行归档文件整理规则实施细则(进馆要求)

在前述将应归档的文件材料收集齐全的基础上，下面就以本市实施细则分别进行讲述。     

    1、确定档案整理环节 

    由单位制度决定，是文件处部门、业务部门分别整理完成后交档案室，还是由档案室集中整理。

    2、整理步骤     

    收集→区分年度和保管期限→裁切→组件→逐件加盖“归档章”及填写相应内容→填写“归档文件目录”表→填写备考表→文件装盒→编制盒标签→档案盒入库上架→撰写“归档文件整理说明”→将“归档文件整理说明”与“归档文件目录”装订→编制归档文件目录标签→目录存于阅览室目录柜(共14步)。            

    3、档案整理工具的准备