电子文件与电子档案管理

电子文件与电子档案管理

    电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

    档案室对电子档案管理除与档案实体管理一样外，还应建立电子档案管理制度和档案管理系统操作制度，严格执行电子档案归口管理职责，对电子档案定期检查，按照电子档案保管条件的要求，严格执行管理制度。

     电子文件管理要按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）等标准实施。  

    *对外公布的电子档案要解密后才能提供利用。

“双轨制”保管

    电子文件归档实行“双轨制”、“双套制”，即电子文件同时存在相对应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质文件或其他载体形式的文件一并归档。 

   档案室向档案馆移交档案包括纸质档案和相应电子档案。

    存储电子档案应采用硬磁盘、只读光盘及磁带载体，禁止使用软磁盘作为归档电子档案的长期载体。归档后的电子档案载体应设置成禁写状态。

档案室对电子文件管理的前端控制

档案室应在本单位、本系统应用电子文件管理系统的设计和研发阶段就参与需求调研和系统分析，将档案管理要求纳入系统的设计过程。

1．档案室应会同技术部门一起制定电子档案管理标准和制度并组织实施。

2．本单位、本系统开展办公自动化或电子文件管理系统设计时，档案室应将实体档案管理的一些工作环节提前到电子文件管理阶段来进行。如文件著录、标引，对文件内容、文件形成背景信息、元数据信息等过程控制与收集；对文件形成流转过程中的收文、发文、会签及其他处理过程信息，对电子文件归档范围、保管期限的确定等都应在系统中有所设计。

3．应用系统体现文档一体化思路。一是档案工作者从文件生成之日起就能够监督文档流转、归档及归档后的管理；二是文档一体化模式，文件和档案使用统一的管理信息系统，运行于同构的网络、服务器、数据库管理平台，采取相同的数据、文件存储格式。将文件、档案的管理流程实现在统一的系统，统一的控制中心，统一的工作制度，统一的工作程序，将著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、会签、批准、签发、整理、鉴定、归档、移交、保存或销毁等环节，实现流程中个性化处理和资源共享。

电子文件载体的保管要求

保管硬盘、光盘等载体的 温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35%～45%。

　存放时应注意远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。保持空气洁净。 

电子文件存储于磁带、磁盘、光盘等载体，档案室如没有专门保管这些载体的库房，可把这些载体保管于防磁音像柜

防磁音像柜