企业文件材料的收集工作
什么是企业文件材料收集归档工作：是将已经办理完毕或告一段落的具有保存价值的企业文件材料，按照归档制度随时或定期移交到企业档案部门。企业文件材料收集归档工作作为档案管理工作的重要前提和基础，为档案管理工作提供了实际工作的对象，是企业档案部门档案形成的重要渠道和手段。
1、制定符合本企业实际的《文件材料归档与不归档范围》和《档案保管期限表》。要明确企业文件材料的来源。一是本企业形成的文件；二是本企业引进项目、外购设备等接收的文件；三是所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；四是本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；五是本企业执行、办理的外来文件。
2、切实做好“三纳入”、“四同步”工作措施。
“三纳入”就是将文件材料的收集工作纳入科技、生产、基建工作计划；纳入科技、生产等工作程序；纳入有关部门和有关人员的职责范围。
“四同步”就是下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。
3、档案部门要参加各项生产、技术的鉴定、验收、创优、评奖活动，以确保文件材料的完整、准确、系统。
4、明确归档时间
（1）党群工作、经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。
（2）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。（企业科技文件材料的归档时间，一般要在项目结束后1~3个月内归档。）
（3）产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。
（4）会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
（5）人事文件材料归档时间，一般在办理完毕后的10~15天内向企业档案部门归档。
（6）电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。（逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。）
（7）磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。
（8）更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。
5、将企业文件材料的形成、积累列入经济责任制考核范围。
6、办理文件归档的交接手续。
一是文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。二是档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。另外，在办理交接手续时，应附有本部门或项目部门对所移交归档文件材料的文字说明及本部门或项目部门负责人签字。
档案交接登记表
