科技文件材料的编号、更改、审签
科技文件材料的编号与更改工作是由科技人员完成的，审签是由有关部门、人员负责，档案部门的职责是进行检查、协助。但因这些环节的工作与科技档案管理有联系，所以档案人员应对其有一个大体的认识。
（一）科技文件材料编号
科技文件材料的编号由代字或代号两部分组成，代字统一使用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字。科技文件材料编号方法一般分为两种基本类型。即项目结构编号法和分类编号法。
1、项目结构编号法。在一定的项目内（一个产品型号或一个工程项目），按照科技文件材料所反映的隶属关系、结构关系及有机联系进行编号。它主要包括产品隶属编号法和工程结构编号法。
（1）产品隶属编号法。它是按照产品结构关系，在产品范围内进行编号。如一个产品由若干个部件和零件组成，而科技文件材料的编号，就是按照这个产品及其各组成部分的隶属关系进行编号。也就是说，零件隶属于部件，部件隶属于产品
（2）工程结构编号法，也叫工程设计编号法。它是指在具体的工程项目范围内，按工程项目的设计过程和内在联系进行编号。它由三部分组成：工程项目代号—结构组成部分代号—顺序号。
2、分类编号法。就是将一个专业、一个企业的全部科技文件材料（如产品、工艺装备、基建工程全部科技文件材料），按其性质、特征、用途、专业采用十进位制分类方法进行编号。其编号方法要按预先编制好的分类方案进行。
十进位分类编号方案，一般由专业主管部门编制的。它打破了一个产品、工艺装备、基建工程全部科技文件材料，统一分类、统一编号。
产品十进位制分类编号，就是将全部产品及产品组成部分划分为十级（0—9级），每级划分为十类（0—9类），每类为十型（0—9型），每型划分为十种（0—9种）。级、类、型、种四位数组成分类代号（特征代号）。
（二）科技文件材料更改方法
科技文件材料的更改，就是按照一定的原则与要求，采用特定的方式和方法，改变科技文件材料某些内容的一项工作。它直接影响到科技文件的准确性及其作用的发挥，是关系企业事业单位生产、施工、管理的重大问题。
1、工业产品科技文件材料的更改方法
（1）底图的更改
1）划改。其方法是将底图上需要更改部位的图形、尺寸、文字等用细实线划掉，然后在改动部位的右上方，填注新的内容。并填注更改标记，注明更改次数和该次更改的处数。更改完后在底图右下角的更改标记栏内填注更改的名称、代号、更改内容、更改日期、更改者姓名等。
2）刮改。就是将底图需要更改部位的内容，用刮削的方法将原来内容去掉，然后填注新的内容，并填上更改标记。最后在更改标记栏内注明更改的名称、代号、更改内容、更改日期、更改者姓名等。
3）更换。如果底图更改的次数和处数太多，影响底图的清晰程度，不能晒印复制，就需要重新绘制，更换底图。更换的底图是根据最后一次更改的底图，重新描绘的新底图，原底图作废。新底图上注明最后一次更改的标记，新图代号与原底图代号相同，并履行与原底图同样的审批手续。
（2）复印图的更改
1）底图划改，对复印图也相应划改或晒印新图，旧图作废。
2）底图刮改，对复印图一律更换新图，旧图作废。
2、基建工程科技文件材料的更改法。编制基建工程竣工图是基建工程科技文件材料更改的重要内容之一。
（1）去掉原施工图上的内容。如对原施工图上的有关尺寸线、门窗型号、灯具型号等内容进行更改时，则可采用杠改法，首先用一斜线将原内容画掉，然后注明是根据哪条洽商更改的，即“见×年×月×日洽商×条”。
（2）在原施工图上增加一些内容。如增加隔墙及门，则可在原施工图上有关部位，用正规制图方法绘出，然后注明洽商号，即“见×年×月×日洽商×条”。
（3）在原施工图上改变一些内容。如将施工图上的尺寸线、数字、文字、符号等杠改，改变成现实的尺寸线、文字、符号，并注明修改依据。
（三）科技文件材料审签程序
一般科技文件材料的审签程序，
1、设计——在提交审查之前，经设计人员复查无误后，履行签字手续，以示负责。
2、描绘——由描绘员对底图认真审查，经经确认与底图、原稿无误后，履行签字手续，以示负责。
3、校对——由设计人员与描图人员相互校对、检查，发现问题，及时修改。
4、审核——由主任设计员或主任工程师负责对全部图样和科技文件材料进行技术审核。
5、工艺审查——工艺部门按照工艺要求及生产、施工条件对科技文件材料进行审查，以弥补设计上对工艺考虑不足，而且对设计结构技术要求提出更改意见。
6、标准化审查——标准化部门根据有关的标准进行审查，审查是否贯彻了现行标准和有关技术政策，以保证科技文件材料的质量，并提高标准化程度。
7、会签——组织设计、生产、施工等各有关专业部门共同审查科技文件材料，以减少差错，审签部门或人员对会签和科技文件材料有关部分的正确性、完整性负责。
8、审批——由设计师对重要的科技文件材料进行审查，对设计上的重大问题负责审定，并由总工程师批准执行。
