档案管理系统软件要求
8.6.1 档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。
档案管理软件的研制开发和安装使用，应遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作的需要，又要兼顾将来技术发展的趋势。
8.6.2 档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。
整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。
数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。
检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。
借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。
用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。系统应能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录。
系统安全保密监控，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。
系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码表提供方便的维护。
8.6.3 档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。档案管理系统设计与实施参见ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。
这两个标准的相关内容主要有：
1、文件管理战略的出发点是文件管理方针、程序和方法的制定以及系统的设计与实施都要以满足机构的运作需求为前提，并使其与机构的规章制度相符。
2．机构所采纳的用于记录业务活动的文件管理战略应该明确规定哪些文件必须形成，在何时、何地以何种方式进入文件系统。
3．文件系统应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，同时系统本身应该具备可靠性、完整性、一致性、全面性、系统性特点。其中：
（1） 文件的真实性。文件的真实性有以下三重含义：文件与其用意相符；文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合；文件和形成和发送与其既定时间一致。
（2） 文件的可靠性。可靠的文件是指文件的内容可信，可以充分、准确地反映其所证明的事务活动过程、活动或事实，地后续的事务活动过程或活动中可以以其为依据。
（3） 文件的完整性。是指文件是齐全的，并且未加改动。
（4） 文件的可用性。可用的文件是指文件可以查找、检索、呈现或理解。
（5） 系统的可靠性。文件管理系统应该：常规性捕获业务活动范围内的所有文件；对文件进行组织，并且组织方式应该反映文件形成者的业务流程；防止未经授权，对文件进行改动或处置；常规性地法规主要信息源的功能作用，提供关于文件中所记录的行动的信息；实现对所有相关文件和相关元数据的即时利用。系统的可靠性应该通过形成并保留系统运行的文件来记录。系统运行文件应该能显示系统已满足了上述所列准则的要求。
（6） 系统的完整性。为了防止在未经授权的情况下对文件进行利用、销毁、改动和移动，应该使用诸如利用监控、用户身份验证、授权销毁等安全控制手段。这些控制手段可以嵌入文件系统内，也可以是独立于文件系统外的专门系统。对于电子文件来说，机构应该证明系统故障、系统升级以及定期维护不会影响到文件的完整性。
（7） 系统的一致性。文件系统的管理必须满足现行业务的各种要求，遵从机构的规章制度，并符全社会对机构的期望。文件系统是否符合上述要求进行评估；评估过程形成的文件应该作为证据保存。
（8） 系统的全面性。文件系统的管理对象应该是机构或机构的部门在其全部业务活动范围内开展工作所形成的文件。
（9） 系统的系统性。文件应该系统地形成、系统地保管和系统地管理。应该通过文件系统和业务系统的设计和运行来实现文件形成工作和保管工作的有序化或系统化。
