档案信息网络化服务要求
8.5.1 企业应建立馆(室)藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。
建立档案馆（室）藏档案目录数据库并逐步实现档案的全文检索，是做好档案网络化服务的重要手段之一。首先是档案馆（室）藏档案目录数据库的建立，这既是档案部门和档案人员开展档案利用工作的必要基础，也是企业领导和各部门人员了解馆（室）藏情况的重要渠道。档案目录数据库分案卷级和文件级两个层次，对不同门类的档案，它们各自的作用和功能是不一样的。对文书（管理）类档案而言，应着重建立文件级目录数据库；而对产品、基建、科研、设备类档案而言，有时案卷级目录可能更便于利用。所以，两个层次的目录建立应该并重。
要实现档案的全文检索，建立全文数据库是必要的条件。为此有条件的企业可根据实际，逐步建立归档电子文件数据库、CAD文件数据库、数字化档案数据库、照片档案数据库、多媒体照片档案数据库等档案全文数据库，还可根据需要建立本企业的发明、专利档案数据库、本企业的资产、资质证照数据库等专题档案数据库。
8.5.2 对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。
由于企业人员的身份不同，对档案的利用范围和权限也有区别。因此，对不同人员设定不同利用权限，并按照不同人员的利用权限提供相应档案信息服务，是网络环境下做好档案提供利用的重要措施。要做到这一点，必须具备几个条件：一是要建立档案分级管理和利用制度，做到有章可循；二是档案管理系统具有不同利用者的权限管理功能；三是档案部门已对档案目录数据库和全文数据库的数据进行分级（划控管理）。
8.5.3 涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。
这是确保档案管理系统安全的措施之一，也是国家保密局有关文件的明确要求。2000年1月国家保密局发布的《计算机信息系统国际联网保密管理规定》第六条规定：“涉及国家秘密的计算机信息系统，不得直接或间接地与国际互联网或其他公共信息网络相联接，必须实行物理隔离”。
8.5.4 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。
这是确保档案管理系统安全的又一措施，主要是通过身份认证、权限控制、加装防火墙等相关技术来实现。
8.5.5 档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。
良好的数据备份与恢复方案应该做到：
一是数据异地备份。档案管理服务器不仅要在服务器本身的硬盘上进行数据备份，同时还要在服务器以外的其他硬盘载体上进行异地备份。当档案管理服务器的硬盘发生损坏时，能够及时利用其他硬盘上的备份镜象进行还原，把损失降到最低。
二是数据备份间隔时间不能太长，至少应该一天备份一次。当然，出于硬盘空间以及数据备份效率的考虑，可以采取一个星期一次完全备份，其他的实行差异性备份的策略。
三是在信息还原的时候，要可以还原具体内容。当需要对档案管理服务器数据进行还原的时候，不需要对服务器下的所有文件夹进行还原，只需要针对某个具体的文件夹进行还原。如当某个文件夹被意外删除了，在进行还原操作的时候，可以只还原这个具体的文件夹，而不会对其他文件夹产生影响。
8.5.6 各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。
为了实现企业各类信息系统生成的应归档电子文件能及时自动归档，企业在开发各类信息系统时，应同时设计具有自动归档功能的模块或接口，方便数据移交（接收）并与档案管理系统整合，实现办结文件自动归档。
