电子文件的归档要求
8.2.1电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图象、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。
由于企业生产、经营和管理活动中已经普遍应用计算机技术，电子文件正在大量产生。目前，在企业的办公自动化（OA）、企业资源计划（ERP）、客户关系管理（CRM）、供应链管理（SCM）、产品协同商务（CPC）、产品生命周期管理（PLM）、计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助工程分析（CAE）、计算机辅助工艺设计（CAPP）、计算机辅助制造（CAM）、产品数据管理（PDM）、虚拟制造系统（VMS）、网络化协同设计制造等系统中，都会形成和产生大量电子文件，而目前很多企业都还没有将生产和经营管理方面形成的电子文件纳入归档范围。因此，《企业档案工作规范》首先要求将企业各信息系统电子文件归档要求及相应功能嵌入文件生成系统，使电子文件归档成为其中的必要环节或流程，从而保证各信息系统生成的电子文件能做到及时归档。关于电子文件的归档范围，《企业档案工作规范》提出两条原则性要求：一是文本、图形、图象、数据等类型电子文件的归档范围，应参照纸质文件归档范围确定；二是音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围，应根据相关规定和需要确定。
8.2.2企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。
电子文件的元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。而背景信息则指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。由于电子文件的元数据和背景信息对维护电子文件真实性和凭证性有着重要的作用，而非通用格式的电子文件生成和阅读都要借助专用软件，因此这一条重点强调电子文件归档时应注意将元数据、背景信息以及生成非通用电子文件格式的软件等“一并归档”。
8.2.3归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GB/T18894第6章。
由于电子文件对软硬件有特殊要求，因此“易于识读、迁移”就成为衡量电子文件归档后能否有效利用的重要指标。所谓“易于识读”，是指归档的电子文件能够在通用的软硬件环境下打开并阅读。所谓“迁移”，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。“易于迁移”也是指电子文件迁移方法和过程能够在通用系统中进行。要做到“易于识读、迁移”，必须在电子文件归档时使用通用格式。
《电子文件归档与管理规范》中以有详细规定，此文件在本章后列出。
