企业档案利用工作要求
7.9 档案利用工作
7.9.1 档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。
档案检索系统是指已整理好的档案经过著录和标引，按规定顺序排列而成的数据库。是从不同角度、运用不同手段揭示档案信息，为满足利用者需求而建立起来的全部检索工具系统。按加工和处理信息的手段，可分为手工检索系统和计算机检索系统两大类。手工检索系统是以卡片或书本形式的目录、索引为基础的人工查找系统，常见的有档案馆（室）指南、全宗介绍、分类目录、卷内目录、归档文件目录等；计算机检索系统是使用计算机、档案操作系统等对档案信息中具有检索意义的特征进行标识、储存，达到及时查找档案信息的检索方法。计算机检索系统根据检索功能又分为条目检索和全文检索两个阶段。
开发档案信息资源是指企业档案部门紧密围绕本企业中心工作、重点工作，结合科技、生产活动及其管理的客观需要，根据档案库藏的实际情况，在信息分析研究的基础上，将相对分散的、数量众多的档案信息进行科学的加工，组织成为相对系统的、形式多样的档案信息编研成果，为企业相关工作主动提供信息服务，或将有关专题的档案信息集中打包，通过网络推送服务，主动为相关领导和技术业务人员提供档案信息服务工作。主动开发档案信息资源服务企业需要，是档案工作具有较高专业水准的体现，能够最大限度地发挥档案的利用价值，企业档案部门应该通过选题、选材、加工、编研等一糸列的业务活动，拓宽档案信息服务的途径。
提供档案利用服务是档案工作的根本目的，档案利用服务主要有以下几种方式：档案查阅服务；档案出借服务；档案展览与陈列服务；档案复制服务；档案证明服务；档案咨询服务；网络推送服务等。
7.9.2 企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。 ’
7.9.3 利用档案应按规定进行登记(借阅登记表参见附录B表B.4)。利用效果突出的宜进行登记(利用效果登记表参见附录B表B.5)。
7.9.4 可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。
7.9.5 企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。
专题汇编是指根据企业各方面的需要，选择某一方面的档案信息汇编成册，提供利用者查阅的一种编研材料。
7.9.6 企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。
专题材料是根据企业的需要或专项工作的需要，通过摘录、缩编、剪辑重新组织整理档案中的有关内容，简要说明和反映某一方面工作、生产、科研等发展、变化情况的档案参考资料。
7.9.7 企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。
深层次加工材料是企业档案编研的最高形式。它是针对某一问题、某一事件或某一项目，集中库藏档案的相关信息并参照有关的资料，在系统、深入分析研究的基础上，编写形成的一种新的参考材料。
其特点是以档案为素材，应用档案中记载和反映的观点、方法、规程、原理、结果和结论，参照有关资料，进行深入分析、研究和归纳等加工处理，不同程度地产生其他材料所没有的知识和内容，形成新的知识产品。特别是针对有关技术开发等工作和活动的深层加工的编研材料，带有明显的技术调研报告特点，更具有参考价值。
比如：历年生产经营指标统计分析，是将连续数年的各项生产经营数据采用直接对比分析法进行分析，以便分析观察其变动趋势和原因，进一步掌握生产经营活动规律的方法。
7.9.8 企业可利用档案举办档案陈列或展览。
