文件归档时间
归档时间是指文件材料的形成部门将按照一定要求进行整理后的应归档文件向企业档案部门移交的时间。正确地规定归档时间，对于维护企业档案的完整与安全，确保企业各部门和档案部门的正常工作秩序，具有实际意义。企业应当根据企业文件的形成规律和特点做出具体规定。
企业文件材料的归档时间主要有两种：定期归档和随时归档。定期归档是指按照有关规定，企业文件在形成处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。按年度归档、按项目结束时间归档或按工作阶段归档等方式都属于定期归档。这是企业文件材料归档的典型形式，管理类文件、科技类文件、会计类文件等材料的收集归档适用此种方式。随时归档是指在企业文件材料形成时就将其归档，或形成处理完毕后立即归档。临时归档、即时归档等方式都属于随时归档，这是收集企业文件材料的补充形式，也是确保企业文件材料完整、准确、系统的有效方式，产品更新、项目改扩建、设备开箱等材料的收集归档适用此种方式。一些临时性的重要工作、重大事件以及一些外出考察过程中形成的文件材料往往被企业忽略了及时归档，这就要求企业档案部门及时了解本企业的工作动态，加强与各部门的沟通和联系，及时指导有关人员随时注意做好有关文件材料的形成和收集工作，以确保本企业归档文件完整、准确、系统。有些暂未纳入本企业文件材料归档范围内，但又确实有保存价值的文件材料范围，还可以制发《临时归档通知单》给有关材料形成部门，以确保将本企业有价值的文件材料尽可能地收集齐全。
7.3.3.1经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。
这属于按年度归档。对于一些特殊的文件材料，可以针对具体情况适当放宽归档时间。例如，一些未结案的政治、刑事和经济案件，可以等到整个案件结案，将形成的文件材料整理好，根据办案部门的需要可以继续保存一年后再行归档；对于企业产品销售工作中形成的市场信息、用户调查等动态信息，可采用复制的办法将原件按阶段归档。
7.3.3.2科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。
1、按项目结束时间归档（即在项目鉴定、竣工验收前归档）
它是指在一项科技、生产活动（如一项科研课题、一个新品生产、一个基建项目等）结束后归档。
2、按工程阶段归档
形成周期较长的科技文件，可以按科技、生产活动的完成阶段归档。当一项科技或生产活动按照其流程完成了一个工作阶段后，即可将该阶段形成的科技文件整理归档。如在一个重点工程或一个复杂的新产品设计活动中，其科技文件可按可行性研究阶段、设计阶段、施工或研制阶段等分别进行归档。
3、按单（子）项结束时间归档
大型项目或研究课题，不仅整体设计、施工或研制的周期较长，而且每个项目往往由若干个单项工程（子项或子课题）组成。如一个大型钢铁联合企业的设计和施工，包烧结、炼铁、炼钢、轧钢等多个单项工程；再如一个航天器的研制，包括动力系统、控制系统、机身系统等多个系统。这此“单项”或“系统”作为整体工程或课题的组成部分，不仅是各自相对独立的，而且在工作进展上也常常是不同的/根据这种特点，为保证工作正常进行和科技文件的完整、系统，当一个单项工程（子项或子课题）结束后，即可先行归档，以免后期整体的归档工作负担过重。
4、按年度归档
还有些科技文件适合按年度归档的。按年度归档，就是在每年的初始阶段，将上一个年度形成的科技文件整理归档。这大体适用于以下几种情况：
一是活动或形成周期较长，依年度比按阶段归档更合适的科技项目形成的文件。二是某些自然观察或观测活动中形成的科技文件，如气象、水文等观测活动，需要每时、每日、每年的连续观测，反映出时间连续性强的特点，这些科技活动中形成的科技文件可以按年度进行归档。
7.3.3.3产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。
这里说明一点，有些科技文件也应随时归档：一是机密性强的、特殊的科技文件。二是与企业利益密切相关的外来文件。为了解决这些文件急于利用与即时归档的矛盾，可以先行归档，再办理借阅或复制，这样既解决了归档问题，也解决了利用问题。
7.3.3.4会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
电算化会计核算材料归档要求：
1、“双轨制”要求。根据1996年财政部制定颁发的《会计电算化工作规范》和1998年财政部与国家档案局联合颁发的《会计档案管理办法》，电算化会计核算材料的归档范围主要有三部分：存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据；打印输出的纸质载体的会计核算材料（不能只保存不可见的磁性介质的核算数据）；会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。由此可见，要求电算化会计核算材料的归档实行“双轨制”，即将电子会计核算数据和打印输出的纸质会计核算材料一并归档。而且，会计软件的文档资料及软件程序，也应作为电算化会计核算材料归档的重要组成部分。
2、特别要求。磁性介质或光盘等电子文件，应作防写处理；为了保证档案的完整性、安全性，归档的会计核算数据要进行双备份，即归入档案机构的磁盘或光盘应是两套，一套封存保管，另一套作为日常的提供利用；打印输出的纸质载体的会计核算材料，必须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章，以保证其真实性、准确性；打印输出的纸质载体核算材料须字迹清晰，方便查阅和利用。
7.3.3.5电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。
逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。电子文件逻辑归档可实时或定时进行，权限移交到档案部门后，档案部门要做如下几件工作：
1、对照文件归档范围对电子文件进行界定；
2、按照有关规定对查询归档电子文件进行授权；
3、对接收的电子文件及时进行著录标识；
4、对接收的电子档案进行备份安全保护。
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档应按照有关纸质文件的规定定期完成，物理归档的要求主要有：
1、凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档；
2、把带有归档标识的电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密的电子文件，则应在解密后再制作拷贝；
3、目前推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；
4、存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等。归档后的电子文件的载体应设置成禁写操作的状态；
5、特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件；
6、将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》；
7、对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录；
8、归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。
电子文件归档还应注意收集以下有关文件：
1、支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统；
2、数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档；
3、与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。
7.3.3.6磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。
7.3.3.7更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。
产品更新换代、项目改建扩建、设备使用过程中都将形成新的文件材料，这种更新、补充的文件材料应随时归档，且应归入原项目（如原基建项目、原型号产品或设备、原科研课题等）文件材料之中，以保持项目文件材料的准确性和成套性。
