一、企业档案工作与业务活动
7.1.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。
企业档案是企业各项业务和活动的记录和生成物，与企业各项业务和活动有着天然的密切联系，同时又服务于企业的各项业务活动，企业在各项业务和活动中做好相关的档案工作，将有利于企业的规范化管理。因此，需要企业档案工作的分管领导将档案工作纳入工作的议事日程郑重考虑和研究，对企业档案工作的发展做出整体规划，并通过协调将档案管理纳入企业各项业务和活动的规章制度及工作流程，纳入企业各部门和有关人员的岗位或经济责任制，以行之有效地保障各项业务和活动记录的形成与保管。这是需要在领导层面解决的问题。
7.1.2企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。
“三参加”是几十年科技档案工作的经验总结，是一种行之有效的控制措施。产品鉴定、成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动都是相关工作的结论性、阶段性的活动，如果这些活动的文件不能得到及时归档，后补将会是很困难的。企业档案部门或档案人员通过参加这些活动，可以深入了解在这些有关工作和活动中产生哪些需要归档的文件，从而对这些工作和活动的文件完整、系统地归档起到负责把关和维护企业利益的作用。所以，“三参加”应该纳入企业管理制度并认真执行。
7.1.3企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。
“四同时”也是几十年科技档案工作的经验总结，是一种行之有效的在工作全过程中对归档文件进行控制的措施。企业的档案部门与有关管理部门相互配合，共同将“四同时”作为一种企业管理工作流程执行好，可以对企业管理和档案管理起到相辅相成的作用。
二、企业文件的形成、积累要求
文件的形成与积累是档案管理的前奏。由于企业的各管理部门和业务部门每天形成大量的各种文件材料，涉及到不同岗位和不同人员，为保证定期归档工作的顺利进行，各部门对本部门形成的文件，要注意做好平时的积累工作。
7.2.1文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。
文件经过起草、修改、审核、签发等文件处理过程，以一定的记录方式或载体形式制作成正式文件的程序，叫文件的形成。文件一旦以某种格式被视为不可逆转，因此文件形成时的记录载体和记录方式起着固定文件内容和鉴别文件真伪的重要作用，文件形成时质量的高低直接影响档案的质量和保存使用的年限。
例如，纸质文件材料不应使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制，不能使用热敏纸，而应使用字迹、线条和影像的清晰及牢固程度均符合永久或长期保存要求的材质印制。办公自动化系统中形成的电子文件可先逻辑归档，然后要执照《电子文件归档与管理规范》的要求，定期及时地进行物理归档；其他系统中形成的电子文件应使用不可擦除型光盘作为载体进行存储。
7.2.2文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。
文件的积累是文件形成后到归档前的一个必要工作环节。由于各单位每天形成大量各类文件材料，涉及到不同岗位、不同人员，文件的形成者并非文件的积累者，需要在文件的各个形成部门设置兼职档案人员对本部门形成的文件在形成后随时收集积累和临时保管，以便于部门的预立卷和按归档时间及时归档，保证应归档文件的齐全完整。因此要求文件的形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。
