企业部门档案工作职责
5.3.1企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。
5.3.2企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。
5.3.3专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。
5.3.4企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO15489.1第七章、ISO15489.2和档发[2002]5号文件要求。
国际标准ISO15489.1信息与文献——档案管理：通则第七章档案管理规划的原则中规定：
档案是在业务活动过程中形成、接收和利用的。为了支持业务活动的持续运作，满足现行的法律要求，担负必要的责任，机构应该形成并维护真实、可靠、可利用的档案，并确保其在保存时间内的完整性。为此，机构应该建立并执行综合的档案管理规划，档案管理规划的内容包括：
（1） 确定每项业务流程中应该形成哪些档案，档案中应该包含哪些信息；
（2） 确定以何种形式和何种结构形成和捕获档案以及应采用何种技术；
（3） 确定应该形成哪些与档案和档案管理的管理过程相关的元数据，以及如何对这些元数据进行持久链接和管理；
（4） 确定档案在业务流程之间和其他用户之间的检索、利用以及传输要求，以及为了满足上述的要求而制定的保存时间；
（5） 决定档案的组织方式，以满足利用要求；
（6） 对因缺乏权威可靠的活动档案而必须承担的风险进行评估；
（7） 为了满足业务要求和社会期望而保管档案，并确保其长期可利用性；
（8） 遵守法律要求、规章要求、执行现行标准和机构方针；
（9） 确保档案保管环境安全；
（10） 确保档案的保存时间符合要求；
（11） 通过档案形成或管理现状的改善促进业务流程、决策以及行动在效力、效率或质量方面的提高，对上述可能性进行确定和评估。
档案及元数据的形成和捕获规则应该纳入到相应的业务流程程序中，因为所有业务流程都对活动的证据性有要求。
业务连续性规划和应急措施应该满足以下要求：通过风险分析，识别出对机构职能的持续运行至关重要的那部分档案，并采取相应的保护措施，确保需要时可以获得。
真实性：有三重含义：
（1）档案与其用意相符；
（2）档案的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合；
（3）档案的形成或发送与其既定时间一致。
为了确保档案的真实性，机构应该执行并记录档案管理方针和程序，以便对档案的形成、接收、传输、保管和处置进行控制，从而确保档案形成者是经过授权和鉴定的，同时档案受到保护能够防止未经授权就进行增、删、改、利用和隐藏。
可靠性：可靠的档案是指档案的内容可信，可以充分、准确地反映其所证明的事务活动过程、活动或事实，在后续的事务活动过程或活动中可以以其为依据。档案是由当事人或业务活动中处理事务所用的常规契约来形成，形成时间应该伴生于事务活动过程或与此同步或稍后不久。
完整性：是指档案是齐全的，并且未加改动。防止档案被改动是十分必要的，档案管理方针和程序中应该明确列下事项：档案形成后可以进行哪些添加和注释，在何种条件下可以进行添加和注释，由谁来负责进行添加和注释。任何对档案的授权添加、注释或删除都应该有明文规定并可跟踪。
可用性：可用的档案是指档案可以查找、检索、呈现或理解。应该能够表明档案与形成它的业务活动和事务过程的直接关系。档案间的背景联系中应该包含有档案的形成和利用的信息，有助于理解事务活动的过程，有利于辨认档案所处的大业务活动背景和职能活动背景，有益于记录活动过程的顺序，维护档案间的联系。
ISO15489.2信息与文件——档案管理：指南中档案管理的职责中规定：
1、 档案管理责任和权力的确定。确定责任、权力及其相互的首要任务是建立并维护一个能够满足内、外部受益者需要的档案管理制度。更明确地说，档案管理责任、权力及其相互关系应该纳入实施标准或业务规则：
（1） 应要求员工按业务需要和业务流程形成档案，充分地记录其参与的业务活动；
（2） 应确保支持业务活动的信息系统和处理系统形成适宜的档案，作为业务活动支持的有机组成；
（3） 应确保在档案的现行期内（从事当前业务所需的和经常使用的实体形式的档案，通常存放在利用者附近，其它形式的则通过计算机系统存储在网上）档案处理过程的透明性和档案保管系统的充分性；
（4） 确保在档案对机构及至适当的外部受益者（例如档案机构、研究人员和审计人员）有用的整个期间，档案都得到有效的维护、存储和保管；
（5） 确保档案只有经过既定的批准程序才可进行处置。
2、 机构内的权力部门及其责任。机构应该明确各类员工参与档案管理的权力和责任，这些员工包括以下类型：
（1） 高级管理层应该承担最高层次的责任，以确保档案管理规划的成功实施。高级管理层的支持可以通过分配资源在底层来实现。高级管理层的支持可以促进档案管理程序在整个机构的贯彻落实。
（2） 档案管理专业人员对ISO15489.1的实施负有主要责任。他们负责为机构制定总体的档案管理方针、档案管理程序和档案管理标准，并且实施ISO15489.1：2001第4条所列出的档案管理业务活动（即制定档案管理政策和标准；分配档案管理职责和权限；建立和推行档案管理程序和指南；提供与档案的管理和利用相关的一系列服务；设计、实施并维护管理档案的专门系统；实现档案管理与业务系统和业务流程的集成）。
（3） 业务部门或机构团体的管理者负责确保：他们的员工在工作过程中按照已经确立的方针、程序和标准形成并保管档案；管理者为档案的管理提供所必需的资源，同时与专业档案管理人员在ISO15489.1：2001第4条规定的各方面保持联络（即以有序、高效、负责的方式开展业务活动；以连贯的和公平的方式提供服务；支持并记录方针的制定和管理的决策；保证宏观管理与微观管理的一致性、连贯性和效率；方便业务活动在整个机构内的有效开展；预防突发事变及灾害的发生，提供持续动作的可能；满足法律和规章在档案化、审计和监督活动方面的要求；为法律诉讼提供保护和支持，包括对与机构活动证据存在与否相伴随的风险管理提供保护和支持；保护机构利益，保护员工、客户和当前和未来受益人的权利；支持并记录当前与未来的研发活动、进展状况、取得的成绩以及历史研究活动；提供事务活动、个人活动和文化活动的证据；建立事务标识、个人标识和文化的标识；维护机构记忆、个人记忆或社会记忆）。
（4） 机构内部的其他人员也要承担与档案相关的责任。这些人员包括负责安全的人员、利用信息和通讯技术进行系统设计和实施的人员以及负责检查系统完成任务情况的人员。
（5） 形成、接收和保管档案是所有人员日常工作的一部分，所有人员必须按照已经确立的方针、程序和标准来做这些工作，这包括对档案的处置，只能按照经过批准的处置工具对档案进行处置。
如果是由承包者来执行机构的档案管理规划，确保承包者按机构方针中所规定的标准实施档案管理很重要。
