企业档案分类

企业档案分类

       为完善企业档案业务工作，提高企业档案信息的综合整体管理水平，以更好地服务企业抓质量、产品、效益的需要，1992年国家档案局印发了《工业企业档案分类试行规则》，什么是企业档案分类：依据企业档案的自然形成规律，以及档案相互之间的有机联系，遵循一个统一的准则，将企业档案分门别类，形成一个具有一定从属关系或平行关系的有机系统。

1、企业档案分类的基本原则

（1）、企业档案分类的对象是企业的全部档案，将企业档案作为一个有机整体，不再只局限于文书档案、科技档案各个局部。

（2）、企业档案分类的依据，主要是立足于企业在社会分工中的职能。这里提出的管理职能是指企业生产与管理活动的整体职能，是生产经营的全过程。在坚持管理职能分工为主要分类标准的同时，还要结合企业档案的内容和形成特点。就是要求在分类中保持档案所反映事物属性的不变性和有序性。

（3）、企业档案分类类目划分要坚持上位类目设置对下位类目的包容性，保证档案所反映事物内容的有机联系，不应人为地颠倒、错位和裂解。

2、一级类目设置

        依据上述三个原则，《工业企业档案分类试行规则》中设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。这十个一级类目的设置即体现了企业管理职能分工，以及其相互之间的联系。同时又体现了档案的形成特点。如党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理和会计档案、干部职工档案是体现企业管理职能分工，而产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器则是反映企业生产职能分工。这十个大类之间是平行关系。

       另外，这个《规则》是以工业生产企业为主要研究对象出台的，由于企业的行业类别较多，规模差别大，又有不同的管理特点，所以在一级类目设置上留有一定的灵活性。如企业规模特大（特大型联合企业）、生产特殊产品企业（电力企业）、采掘企业（矿业采掘企业、石油天然气采掘企业），有一些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。再如非工业企业、非生产企业、规模较小的企业和所有制不同的企业，由于生产与管理相对于工业企业或生产企业较为简化一些，形成的档案也就相对少一些，在设置一级类目时，可参照《规则》适当减少或合并一级类目。

3、二级类目的设置

（1）、二级类目设置的基本原则

       二级类目设置要遵循企业档案分类原则的要求，以企业管理职能分工为主，结合档案形成的特点来设置。就是要求在划分二级类目时，要在已确定的一级类目范围内，就其全部管理工作内容，按照职能分工的不同，并结合档案形成的特点，确定类目。这就是二级类目设置的基本原则。在《工业企业档案分类试行规则》中，除了产品类、科学技术研究类、基本建设类和设备设备仪器类以外，共设置了40个基本二级类目。

       在当今企业管理体制和经营机制的变化中，各种不同企业在管理分工上有较大差异，考虑到企业之间的这种差异，对已提出的二级类目进行了限定，称为基本二级类目，是为给企业留有更大的灵活性。允许企业结合实际需要增加或减少设置二级类目。

（2）、二级类目设置的基本方法

       第一种分类方法是按职能分工和问题进行分类设置。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四大类的二级类目可按职能分工进行分类。它是将同一机构或不同机构工作形成的档案，都按其所反映的职能性质，分别划为若干类。这里说明一点，《工业企业档案分类试行规则》是研究解决企业档案的实体分类，是解决企业档案的分类整理和排架管理，如果分类层次过多，会给企业档案实体管理带来不利。如卷内文件过少、倒架、档号编制复杂等。我们建议不设置三级类目。如果企业这四类档案数量确实较大，那么，二级类目以下的划分一般按问题分类。如组织工作类目一般可设置组织管理、党员干部管理、整党建设和其他四个三级类目。

       第二种分类方法是科学技术档案常用的分类设置方法。产品档案、科研档案、基建工程档案、设备仪器档案是按产品型号、科研课题、工程项目、设备仪器类型进行分类。那么二级以下类目则可以按单项产品、课题、工程项目、设备仪器进行划分，较大的产品、课题、工程项目、设备还可按其部件、工作阶段或专业进行划分。

       第三种分类方法是按照档案的特点进行分类设置。会计档案按文件形式（即凭证、帐薄、报表、其他）、干部职工档案按人的职责分工进行二级或二级以下类目划分。这里说明一点，干部职工档案基本大类，是指企业职工的个人档案，而不是指企业干部、工人管理档案。这个大类设置五个基本二级类目即干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案。一级类目与二级类目及二级以下类目是从属关系。

工业企业档案分类表