文件材料的收集归档工作
文件材料的收集归档工作是档案工作的第一步，也是基础工作，它是重中之重，没有它，就谈不上之后的任何环节，所以文件材料的收集是极为重要的一环。
什么是企业文件材料收集归档工作：是将已经办理完毕或告一段落的具有保存价值的企业文件材料，按照归档制度随时或定期移交到企业档案部门。企业文件材料收集归档工作作为档案管理工作的重要前提和基础，为档案管理工作提供了实际工作的对象，是企业档案部门档案形成的重要渠道和手段。那么，如何做好文件材料的收集工件呢？
1、制定符合本企业实际的《文件材料归档与不归档范围》和《档案保管期限表》
每个企业不仅配备专职档案员，而且还在各处室设置了兼职档案员，我们应充分调动他们的积极性，不断提高他们的责任感和档案业务水平，把各处室形成的所有文件材料调查清楚，制定出详实的《文件材料归档与不归档范围》和《档案保管期限表》,便可收集到齐全、完整、准确、系统的企业所形成的各类档案材料。
2、增强平时收集文件材料的意识
我们制定的《文件材料归档与不归档范围》和《档案保管期限表》不是一成不变的，它是随着企业应对市场经济变化相应调整生产、经营策略而发生变化的，如新产品研制、科研课题的研发、技改项目的实施改造等等，这就要求我们应及时把新形成的文件材料补充到《文件材料归档与不归档范围》和《档案保管期限表》内，以确保其齐全完整。
3、明确归档时间
企业管理性文件材料的归档时间，一般要在文件材料形成第二年的上半年内交企业档案部门归档；企业科技文件材料的归档时间，一般要在项目结束后1~3个月内归档，但对于外购设备特别是引进先进技术和设备的图纸、文字材料以及机密性较强的文件材料，应随时归档；会计文件材料归档时间，按《会计档案管理办法》规定，在年终暂由企业财务部门保管一年期满后移交本企业档案不门保管；人事文件材料归档时间，一般在办理完毕后的10~15天内向企业档案部门归档。
4、明确归档份数
应该归档的企业文件材料，一般归档1份。重要的、使用频繁的企业文件材料，其复制件可以归档保管2~3份。比如企业管理文件材料中的规章制度、办法、重要通知等，科技文件材料中的加工或施工的蓝图、科技研究成果报告等，可以归档1~3份。
5、明确归档要求和手续
归档工作应由办公室和企业文件材料形成部门承担。由形成文件材料的部门和人员承担归档工作，既能保证归档文件材料的质量，也便于日后查阅利用。归档的文件材料要选用优质材料，如应当选用优质的纸张，不易脱色的墨水。对破损、模糊不清的文件材料应予以修复或复制；归档的文件材料要进行组卷、编目以后方可归档；向档案部门移交时，应填写移交单一式2份，由交接双方按清单移交点收，并且签字、注明交接日期，然后各存一份，以备查考。
