档案管理基础知识-档案收集工作
1.1 档案收集工作的主要内容
档案收集是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各有关机构档案室和各级各类档案馆，实现档案的统一领导和分级管理。
专业的制度；专门的对象；统一的程序
工作任务：
1. 机关、企业和事业单位档案室对本机构需要归档档案的接收；
2. 档案馆对所辖区域内现行机关、企业、事业单位和撤销机构的具有永久、长期保存价值档案的接收；
3. 对中华人民共和国成立之前各个历史时期形成档案的接收与征集。
1.2 档案收集工作的基本要求
（一）及时、准确、高效地接收和征集档案入馆
档案馆（室）的收藏是否丰富、档案是否完整，是衡量档案馆（室）工作成功与否的一个重要标志。
丰富档案馆藏的标准应该是：数量充分、质量优化、成分充实、结构合理。
档案收藏的丰富性，包括数量与质量的双重标准。
（二）加强档案馆（室）档案来源的调查研究与指导工作
档案馆应该进行全宗调查，了解有关机构的历史、建档情况、保存档案的数量及整理保管等情况，以便统筹安排哪些全宗或哪些部分、何时、有多少档案应该进馆。
处理好从文件形成到归档、从形成单位到档案馆的档案流程周期。
（三）推行入馆档案质量的标准化
档案工作的标准化，是档案管理现代化的基础。所谓档案工作的标准化，就是对档案工作中的一些管理原则和技术方法，按照规范化的要求统一起来。
案卷验收的质量标准，案卷封面和卷内编目的内容、格式和要求，卷皮和档案柜的尺码等地方标准
（四）保持全宗和全宗群的不可分散性
全宗就是一个机关档案的整体，一个单位的各项活动不是孤立的，而是有联系地进行的，这就决定了一个单位形成的档案文件之间固有的内在联系，使他们成为了一个有机整体。
在档案收集工作中，不仅要保持全宗的不可分散性，还需要注意各个全宗之间的相互联系。
1.3 档案的归档制度
归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档案卷（或保管单位）的质量要求、归档手续等内容。
（一）归档范围
归档范围是指办理完毕的文件材料是否应当归档的范围。哪些文件应该归档，哪些文件不应该归档，主要取决于这些文件本身的保存价值。
依据国家档案局1987年12月4日发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》规定，一个机关应该归档的文件材料，应当包括以下四个部分：
1. 上级机关的文件材料
上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，或者普发的，非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件；
上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）；
代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；
党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示，讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像文件材料等。
2.本机关的文件材料
本机关负责召开的代表大会、代表会议、工作会议、专业会议、机关党组会议及行政领导会议的文件；
本机关颁发的各种正式文件（签发稿、印制稿及重要文件的修改稿）；
本机关与上、下级机关之间的请示、批复文件；
本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；
反映本机关业务及科技管理活动的专业文件；
本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录，及其从外部机关带回的与本机关有关的重要文件；
本机关的统计报表、财务文件、人事文件、会计文件、规章制度文件；
反映本机关成立、合并、人员编制、历史沿革、合同、协定、财产、物质、档案等方面的文件；
重要的人民来信来访材料以及其他需要保存的文件材料等。
3. 同级机关和非隶属机关的文件
这部分文件材料主要有这类机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件，或与本机关联系、协商工作的重要来往文件；有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。
4. 下级机关的文件材料
这部分文件材料主要有下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算以及决算文件；直属单位报送的重要的科技文件及下级机关报送的法规性备案文件等。
5. 不属于归档范围的文件材料主要包括：
重份文件；
一般事务性的无查考、保存价值的文件；
未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿；
未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效的文件；
同本机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来的参考的文件；
本机关领导兼任其他机关职务形成的文件；
一般的公众的来信等。
（二）归档时间
归档时间，是指文件处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。
《机关档案工作条例》规定：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对。特殊载体、特殊形式、特殊种类的文件可以适当延长归档时间。如技术档案、基建档案、学生档案等专门档案。
（三）归档案卷的质量要求
1. 应归档的文件要做到种类齐全、份数完整，每份文件不缺张少页，并组成保管单位。
（1）仔细核对文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件是否齐全；
（2）多种文字形成的同一内容的文件，分别组合在一个案卷内，不得分散；
（3）将文件按年度分开，不同年度形成的文件一般不可放在一起组卷；
（4）跨年度的请示与批复，应放在批复年度立卷，没有批复的，放在请示年立卷；
（5）跨年度的计划或规划，应放在文件内容所针对的第一个年度立卷；
（6）跨年度的总结，应放在文件内容针对的最后一年立卷；
（7）跨年度的会议文件，应放在会议开幕年立卷
（8）非诉讼案件的文件，应放在结案年度立卷；
（9）文件与电报一般应按其内容联系统一立卷；
（10）绝密文件和绝密电报应单独立卷；
（11）录音带、录像带、影片、照片等特殊载体的文件，应同纸质文件进行统一整理、编目
2. 保管单位内的文件排列应条理系统，使之成为一个互有联系的有机整体。
盒内文件一般按重要程度或时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起
（四）归档手续
文书处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，交接双方应根据案卷目录详细清点，经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，并将案卷目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。
在档案工作和文书工作由一个人兼管的小机关，不需要履行上述的归档手续，但是，在档案人员调动工作时，应参照上述办法办理交接手续
1.4 档案室在形成文件与组织归档工作中的作用
（一）机关档案室对形成文件的作用
查缺补漏；质量监督；全程监管
（二）档案室对归档工作的超前控制
档案室对归档工作的超前控制，可以通过监督与促进文件质量标准化、文书处理制度化，协助和督促有关部门做好立卷归档前的准备工作
（三）指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作
由文件的承办和处理部门立卷，有利于加强对文件的平时形成、积累、整理的控制。由文件的承办和处理部门立卷，可以发挥文件的承办和处理者熟悉业务和文件产生与办理情况的优势。
（四）对散失文件的补充收集
收集散失文件时要把重点放在“帐外”文件上。
所谓“账外文件”是指未经登记的文件，如机关内部文件、机关领导人或工作人员外出开会带回的文件，机关之间签订的合同、协议也常常不登记。
