档案数字化前处理
纸质档案数字化前处理是数字化工作的重点和关键,纸质档案数字化前处理包括确定扫描范围、编制页号、拆除装订、规范目录、技术修复等几个方面。
(一)确定扫描范围
纸质档案数字化工作应特别注意保持纸质档案数字图像的完整性,原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描,不宜进行挑扫。对确定不需扫描的,要在数字化结果中加上标记。
(二)编制页号
应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。
应在统一位置书写页号,且不压盖档案内容。页号应从“1”开始连续编制。
书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。
应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。
(三)目录数据准备
纸质档案数字化过程中,应进一步完善档案原件的排列、编目等工作。应按照纸质档案基本整理单位对档案进行精确划分,同时,对照档案原件对目录内容进行修改、补充,为在后续工作中建立目录数据库做好准备。
需要在利用过程中特别处理的页面,在目录中进行标识,并在后续工作中采集入数据库中,以便在利用时进行有针对性地处理。
(四)拆除装订
应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物,应注意保护档案不受损害,并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案,在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌,以便于恢复。
(五)技术修复
破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先由专业技术人员采用科学的技术方法进行技术修复。折皱不平影响扫描质量的原件应先进行压平或熨平等相应处理。平整页面时不得破坏档案原件固有形态,不得强行撕破档案页面。