确定档案数字化对象与制定总体方案

确定档案数字化对象与制定总体方案

    确定数字化对象与制定总体方案要从机构及人员、基础设施、制定工作方案、工作流程控制、管理制度、工作文件管理、档案数字化外包等方面具体考虑。

（一）机构及人员

    应建立完善的纸质档案数字化工作组织机构，对纸质档案数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保纸质档案数字化工作的顺利开展。

    应配备具备相应素质的管理和技术人员。通过科学规范的管理制度对此项工作进行规范化管理。为加强纸质档案数字化工作的安全保障，应加强对外聘工作人员的审核。

（二）基础设施

    应配备专用加工场地，要求布局合理，要有档案存放、数字化前处理、档案目录建库、档案扫描、图像处理、质量检查、后期整理等工作区域。

    场地要满足档案实体的保护要求。应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理系统。

    应配备扫描仪、计算机等档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足纸质档案数字化工作的需要。

（三）制定工作方案

    工作方案应综合考虑确定数字化对象、数字化目的、档案状况、设备情况、是否外包、费用等，确保纸质档案数字化工作达到预期目标。

    工作方案中应包括工作目标、工作内容、成本核算、技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度要求、安全管理措施、外包要求等内容。

    工作方案应经相关领导审批后严格执行。 

    确定数字化对象：要考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。

（四）工作流程控制

    制定的工作流程和各环节操作规范等，可对数字化全过程进行有效的控制。比如，及时对档案扫描、图像处理等各个环节产生的工作数据进行备份；应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中发现的问题及时进行反馈和完善，确保数字化成果质量。

（五）管理制度

    要求从岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理等方面制定科学、规范的管理制度，并在数字化工作过程中严格执行，以便使纸质档案数字化工作质量和档案安全得以有效保障。

    岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；人员管理制度主要对人员的安全保密、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范；场地管理制度主要对工作场地内基础设施及环境、网络、监控设施、现场物品及证件等的管理进行规范；设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范，确保设备安全、科学、高效运行；数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范。

（六）工作文件管理

    应针对数字化全过程建立完善的管理工作文件，以此加强对数字化工作的管理和监控。主要包括数字化工作方案、纸质档案数字化审批书、档案出入库交接单、纸质档案数字化流程单、质量检查情况登记单、数据验收单、验收报告、数字化成果移交清单等。并要求在数字化工作各环节准确、完整地填写各种工作表单。

    采取数字化外包的，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。

    对数字化工作各环节形成的这些工作文件包括表单等，应加强管理，档案数字化工作完成后要进行整理、归档、移交。

（七）档案数字化外包

    档案数字化项目实施过程中，数字化实施单位应指派本单位工作人员参与档案数字化工作，进行数字化工作的监督、指导。也可采用第三方监理协助完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。

    数字化实施单位应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化企业的相关资质；按照GB/T 20530-2006第5章的要求考察数字化企业的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查企业的管理能力；遵照政府采购法相关要求确定纸质档案数字化项目承担企业。

    2014年12月，国家档案局发布了《档案数字化外包安全管理规范》，该规范从档案部门的安全管理、数字化服务机构的安全管理、数字化场所的安全管理、数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理、档案实体的安全管理、档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理7个方面作了具体的要求。