防灾计划制订的基本要素
由于一份防灾计划必须适用于大楼及其内部的人员、藏品、文件和设备，因此，由一个团队来准备这份计划往往更为可取。制订一份防灾计划通常包括以下五个主要步骤：
进行风险分析
确认已有的预防性措施和备战措施
对额外增加的预防性措施和备战措施的实施提出建议
明确职责
制订灾难发生后的应急措施和灾后恢复措施
第一步：进行风险分析
风险分析的目的是确认那些足以对组织及其藏品构成最大威胁的事件。对此进行风险分析之后才有可能设计出合理的程序，以规避风险或将风险带来的影响降至最低。根据灾害所产生的影响，可将不同灾害的风险系数分为以下4个等级：
灾害等级 可能性及其影响 举例说明
1 可能性极大，影响极大 火，旋风，洪水，国内动乱，地震，沙尘暴，总水管爆裂
2 可能性极大，影响较小 水龙头漏水，简陋的环境条件，偷窃，故意破坏
3 可能性较小，影响极大 地震，核战争，国内动乱
4 可能性较小，影响较小 密集架突然倒塌，机器运转失常（出现故障）
必须记住，风险不是一成不变的，会随条件变化而呈现极大不同。例如，结构更动过（不尽合理）的建筑与按照正规设计的建筑相比，其遭遇火灾的风险将大大增加。
风险分析在不同的组织（机构）内会产生不同的模式。各种因素，例如地理位置、大楼建造方式、政治环境、工作人员的数量、过度拥挤的状况以及大楼的使用方式都会影响风险分析的结果。
第二步：确认已有的措施
防灾计划的第二步是确认绝大部分机构已制订的预防性措施和备战措施。从安全保卫、保管、清扫、装订、烟熏消毒到火灾报警，各机构具体的操作步骤不尽相同。这些活动极少落到某个人身上，因此，防灾计划的实施需要各职能部门的分工协作。
第三步：提出改进的建议
制订防灾计划的第三步是为预防和准备极有可能发生的灾难提供建设性意见，以便制订出更具针对性的措施。这类灾难通常是指上述列表中的第1和第2种灾害。
表中所列第1种灾害，其发生绝大部分不可抗拒，但若采取恰当的预防性措施，可降低某些灾难带来的危害程度。例如，在一个经常发生飓风的区域，库房大楼的建造应明确规定抗飓风标准。制订备战计划对第1类灾害显得尤为重要，其内容包括：给藏品投保；创建并定期更新应急计划；将应急设备集中；鉴定重要馆藏，列出优先抢救的藏品；确认可替代的保管场所；提供足够的火灾保护；培养工作人员的防灾意识，并使其了解灾难发生时该采取的行动。
尽管表中所列第1种灾害情况各有不同，但所有灾害对藏品构成的最常见的威胁来自水。绝大部分被水浸湿的图书档案资料是可以抢救的，因此，制订综合性（详尽）的水灾处理备战计划极其重要。
表中所列第2种灾害，大部分可通过开展预防性实战演练来防止。尽管如此，也还有部分须考虑制订备战计划。预防性措施一旦得到确认，通常可纳入机构常规活动，充分利用已有的人财物等条件，避免因经济因素制约而受到影响。实行预防性措施的目的之一是尽可能地将第2类灾害转变为第4类灾害。
表中所列第3类灾害应该被考虑，但绝大部分发生的可能性极小，因此不必给予特别关注。例如，地震在有些地区的发生极为罕见。
如上所述，防灾计划的目标是将风险降至最低，并最大程度地减轻灾害带来的影响。
下列因素是制订防灾计划时必须考虑的：
可调用的资金。防灾计划中的一些建议，如大楼维修及设备更新等通常需要额外经费，若没有可调用的资金，这些建议便无法实施。当然，另一方面，建议的提出也为资金的获得提供了可能依据。
可调用的设备。如果没有可调用的特定设备，完善防灾计划并没有多大用处。例如，若无法提供冷冻设备，建议将浸湿的资料冷冻处理便没有意义。
可调用的训练有素的人员。很多国家缺乏训练有素的保管人员。灾难发生时，急需一批训练有素的专业人员投入应急行动，完成救灾任务。
制订防灾计划时，必须牢记，每一次灾难都是唯一的，其发生和实际状况很难预测。因此，防灾计划必须灵活变通。一份令人满意的防灾计划若能切实执行，重大的灾难就可变成轻微的事故。
第四步：明确职责
防灾计划涉及人员众多。为确保防灾计划的顺利实施，有必要明确各相关部门人员的职责。下表罗列了不同阶段各部门人员分工情况：
A．预防阶段
受影响的区域 建议采取的措施 职责分工
人员 更换破旧的地毯
修理损坏的电线 大楼经理
电工
大楼 水电系统的维修保养
改善安全保护系统
保留事故记录并提出改进意见 大楼经理
安全保护主管
安全主管
藏品 提高库房密集架质量
改善阅读大厅安全保护系统
组织库房定期清洁
调查消毒程序 大楼经理
安全保护经理
接待服务主管
保护主管
B．备战阶段
受影响的区域 建议采取的措施 职责分工
人员 进行定期疏散演练和应急援助训练 安全主管
训练主管
大楼 安装新标志
保持与应急服务部门的联系
接待服务
购买备用灭火器 设计人员
大楼经理
接待服务主管
藏品 为藏品投保
鉴定重要图书档案资料及决定优先抢救的藏品
保持与突发事件各方的联系
保证物资调配
安排复印和照相翻拍
保管目录和库房密集架排放数据；保管救灾过程技术性数据
保持与其他地区、其他国家及国际组织的合作
组成和训练灾后恢复小组 财务主管
图书管理人员、档案工作者和
图书（档案）馆馆长
大楼经理
保护主管和人事经理
保护主管
目录部和图书（档案）管理人员
保护主管
保护部主任
保护主管
每个在预防阶段和备战阶段承担任务的人都应清楚了解自己的职责。
第五步：制订应急措施和灾后恢复措施
在制订应急措施和灾后恢复措施时，有必要先明确由谁负责宣布（机构处于）紧急状态并开始实施防灾计划。而处理与媒体的事务、保险索赔、领导灾后恢复小组工作、联系冷（冻）藏设备、汇集灾后恢复物资、联系专家和保管员，以及向政府或有关权威部门报告灾情等也是制订应急措施必须考虑的方面。
防灾计划通常是一组内容详尽的包括预防性计划、备战计划、（即时）反应计划和（灾后）恢复计划在内的文件。个人在实施计划过程中承担的职责经常不太明晰。因此，有必要将任务分解至防灾小组每一位成员，并清楚地标明不同阶段其应承担的责任。每位成员执行任务时出现的频率也应专门标出。
通常，预防性计划可纳入图书档案机构的日常工作中，但许多备战计划显然超越了其正常的工作范畴，因此很容易被忽略。防灾计划的成功实施需要各相关部门的紧密合作、从上至下团队成员的恪尽职守。因为，这是一项持续性的活动，并非只有灾难发生时才需要。
要避免将防灾计划作为一份漂亮的文件束之高阁。已经写就的防灾计划不可能涵盖所有可能发生的情况，因此，有必要进行经常性的模拟训练，由此发现计划中不尽合理的部分。同时，通过实战演练，使团队成员明确自己的工作职责，形成更好的团队合作机制。
