公文格式
第一节 公文格式概述
一、公文格式的含义
公文格式即公文的规格样式，是指公文的各个组成部分的构成方式，是公文规范化的重要标志
二、公文格式的各个要素
公文格式各要素分为版头、主体和版记三部分。
（一）版头
版头是置于公文首页红色分隔线（长度等于版心宽度，即156mm）以上的部分，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文文号、签发人。
（二）主体
主体是置于公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注。
（三）版记
版记置于公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分，包括抄送机关、印发机关、印发日期。
第二节 公文的版头
一、公文的份数序号
涉及国家秘密的公文要标注份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。份号前3位为本年度印发密级公文的顺序号，后三位为该密级公文份数的顺序号。
二、公文的密级和保密期限
公文的密级分为绝密、机密、秘密三级。如需标注密级，顶格编排在版心左上角第二行，两字之间空一字；如需同时标注密级和保密期限，顶格编排在版心左上角第二行，密级在左，保密期限在右，中间用“★”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，汉字之间不空字。
三、紧急程度
需要收文机关紧急办理的公文、电报，应当标注紧急程度，公文分为“特急”、“加急”，电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度，顶格编排在版心左上角。
如需同时标注。份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
四、发文机关标志
发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。如“通辽市档案局文件”。内蒙古地区用蒙汉两种文字，蒙文在上、汉字在下。汉字从左向右横排，蒙文从左至右竖排。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘35mm，使用小标宋体字，颜色为红色。
联合发文时，发文机关标志可以并用联合发文机关全称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联合发文机关名称，主送机关名称应当排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名字右侧，以联合发文机关名称为准上下居中排布。如联合发文机关过多，应将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证首页必须显示正文。
五、发文字号
发文字号包括机关代字、年份、发文顺序号，编排在发文机关标志下空二行位置，一般情况居中排布。机关代字应准确、规范、精炼，无歧义、易识别，并固定使用。年份和发文顺序号均用阿拉伯数字，年份应标全称，并用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字
联合发文时，使用主办机关的发文字号。
发文字号之下4mm处为红色分隔线。
六、签发人
上行文需标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，后边加全角冒号，冒号后用3号楷体字标注签发人姓名。联合上行文有多个签发文时，签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排布两个姓名，回行时与上一行第一个签法人姓名对齐；发文字号与最后一个签发人姓名排布在同一行。
第三节 公文的主体
一、标题
公文的标题包括发文机关名称、事由、公文种类，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，词、词组和专业术语不能分开，做到词义完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；标题排列应当使用梯形或菱形；标题文字应力求准确简明扼要，标题中可用书名号、引号、顿号、连接号和括号等。转发文件的标题不能省去文件内容只援引发文字号。
二、主送机关
主送机关即公文的主要受理机关，应使用全称或规范化简称、统称，置于公文标题之下空一行，顶格书写，回行时仍需顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。有多个主送机关时，其名称按党、政、军、群顺序排列。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的抄送机关之上，以确保公文首页显示正文。
上行文，主送机关只有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。正式公文一般不得主送领导者个人。
三、正文
正文编排于主送机关名称下一行，每个自然段首句左空两字，回行顶格。正文的开头、结尾、层次和段落的书面标志要鲜明，正文中的数字、年份不能回行。正文结构层次序数依次“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字。规范性文件的结构层次序数可视需要分为章、条、款、项、目。正文每页排印22行，每行28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整 。
四、附件
公文如有附件，应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：附件：1.XXX）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
附件应当另面编排在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号顶格编排在版心左上角第一行，其后不加全角冒号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
* 版心
公文用纸一般使用A4型纸，其尺寸为210mm X 297mm，左侧装订。上白边为37mm，左白边为28mm,右白边为26mm，下白边为35mm。版心尺寸为156mm X 225mm。
五、发文机关署名和印章
单一机关行文时，一般不标注发文机关署名。在正文（或附件说明）下空三行右空四字编排成文日期，印章端正、居中下压成文日期，成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，应标注发文机关署名。一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应，端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
六、成文日期和附注
标注成文日期要年、月、日三者俱全，用阿拉伯数字书写，一般右空四字编排。年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文日期一般以签发人最后批准日期为准；联合行文，以最后签发机关签发人的签发日期为准；
附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下行。上行文，应将联系人、联系电话置于附注位置。
第四节 公文的版记
版记设在公文末页下端，抄送机关栏在上，印发机关和印发日期栏在下。
一、抄送机关
抄送机关即应当了解公文内容的机关，按照党、政、军、群的顺序排列。标注抄送机关时，要分门别类，由大到小，一一写出，类间用逗号，类内用顿号。向下级机关或者本系统的重要行文，应当抄送直接上级机关；上行文不得抄送下级机关。“抄送”二字和抄送机关名称，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称；抄送机关较多需回行时，与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关编排于抄送机关上一行，之间不加分隔线。
二、印发机关和印发日期
印发机关和印发日期同处一栏，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。印发日期一般为付印日期。
版记中如有其他要素，应当将其编排于印发机关和印发日期栏之上，与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
三、版记分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（0.35mm），中间的分隔线用细线（0.25mm）。首条分隔线位于版记中的第一要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
第五节 其它格式
一、页码
页码编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm 。首页不显示页码。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应连续编排。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。
二、字体和字号
公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体。正文中如有小标题，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，第三层和第四层用3号仿宋体字。份号、密级和保密期限、紧急程度用3号黑体字，抄送机关、印发机关和印发日期用4号仿宋体字，页码用4号半角宋体阿拉伯数字。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
