1、断线 断线分上线断线和下线断线两种，是档案缝纫装订机在使用过程中经常出现的故障，在排除断线故障时应区别对待。一般情况下，上线断线的主要原因有：上线穿引错误；针头不尖锐；上线太粗；上线太紧和缝针安装错误等。在出现上线断线故障时，首先要检查上线穿引是否正确。不同型号的机器有不同的上线穿引方法，操作时要严格按机器穿引上线线路说明操作。不正确的上线穿引方法，易造成机器不送上线或上线过紧，产生断线，其次检查上线是否过粗或过紧。上线型号的采用要与缝针型号大小相适应，上线型号过粗时，会增大上线过缝针针眼儿的阻力，造成断线，应及时更换上线型号。上线过紧时，可直接调整上线调节器，使上线松紧适度。第三检查缝针安装是否正确或针头是否尖锐，如果是缝针安装错误或针头不尖锐，重新安装缝针或更换缝针即可。下线断线的主要原因有：下线太紧；梭心安装不正确；梭床内下线缠绕。排除故障时，首先要检查下线是否太紧，下线太紧主要是梭匣上的弹簧螺丝太紧，可用螺丝刀调松梭匣上的弹簧螺丝，使下线张力适中；其次检查梭床内是否有线缠绕，如果有缠绕线，应及时打开梭床加以清理；最后检查梭心安装是否正确，梭心安装时应注意下线出梭心的方向，线的方向不对，易形成逆向供线，增大下线供线阻力，产生断线。
2、断针 断针的主要因素有：缝针安装错误、缝针固定螺丝松动、压脚螺丝松动、缝针弯曲、上线穿引错误、上线太紧、使用不适合的缝线缝针等。出现故障时，应对相关因素进行全面检查。首先要检查缝针选用、安装是否正确。缝针安装不好最易造成断针，在使用时应按正确方法进行安装。在选用新缝针时，要根据文件的厚薄来选用不同型号的缝针，并同时检查缝针是否有弯曲，是否尖锐，缝针弯曲，易使针尖打在压脚上，造成断针。其次检查缝针固定螺丝、压脚螺丝是否松动。缝针固定螺丝、压脚螺丝松动，易使缝针在运行中倒针、脱针或使针打在压脚上，造成断针。在使用档案装订机时，应时常注意拧紧缝针固定螺丝和压脚螺丝。最后检查上线是否太紧或穿引是否正确，上线太紧或上线穿引不正确都会增大上线的拉力，把针拉断。需要指出的是，对于40页以上的文件最好不要采用档案装订机进行装订，以避免断针现象的发生。
3、装订机不送纸 装订机不送纸的主要原因有：压脚压力不足、梭床内下线缠绕。发生装订机不送纸故障时，应首先检查压脚压力，一般情况下，压脚压力不足，是造成机器不送纸的主要原因。检修时要视文件厚度情况调整机头上方的压缝调节钮，压脚压力不足时按下压缝调节钮，调整到适当位置。其次，检查下线是否在梭床内缠绕。下线缠绕在梭床内，不仅易造成短线、断针，而且也会造成被缝纫文件不前行，形成死机。
4、缝线不匀 缝线不匀主要是上下线张力不协调造成的，可通过调节上下线的张力使缝线达到理想的效果。一般情况下，被缝纫文件正面上线平直，说明上线张力太紧，应适当放松上线调节器来降低上线张力。被缝纫文件下线平直，说明上线张力太松，应适当调紧上线调节器，加大上线张力。
5、声音大，不能轻快运转 缝纫装订机声音大，不能够轻快运转主要有两个原因：一是缝纫装订机润滑油干涸，长时间不用或长时间工作都会造成润滑油干涸和缺失，使机器各部件之间摩擦加大，产生噪音。检修时应在机器各传动部件之间及时加润滑油；二是积存线纸、屑所致，检修时，应对装订机的送料齿和梭床内的线、纸屑进行全面清理，以免影响装订机的正常工作。
