如何提高科技档案利用效果

  我们分析影响档案利用因素的目的，主要是为了寻找克服障碍的途径，有针对性地做好利用服务工作。从一定程度上也可以说我们开展档案利用工作的过程，就是克服影响档案利用不利因素的过程。

1.丰富库藏

 无论是科技档案馆还是基层单位档案部门都有一个丰富库藏的问题。

 基层单位实行档案综合管理后，档案部门在收集工作中不要局限于归档范围，应根据单位科技生产活动与管理体制的变化及时调整收集范围，同时要加强外部动态性资料如市场动态信息、产品信息的收集。

　丰富的库藏是开展档案有效利用的物质保证。库藏贫乏对利用者是没有吸引力的，这是个很浅显的道理。档案部门应把丰富库藏作为一个长期的战略性任务来抓。

2.人文管理与技术管理并重

　在推进档案信息技术管理的同时，应大力加强包括鉴定工作在内的人文管理。档案鉴定工作的滞后，大大降低了上网档案信息的数量与质量。究其滞后的原因，一是观念问题，档案部门求稳怕乱、重藏轻用的观念还没有得到根本的转变；二是档案信息政策与法律不完善，其中心问题是知识产权保护与信息安全问题；三是档案鉴定工作机制不健全。而这些问题的解决均有赖于大力加强人文管理。因此，人文管理与技术管理并重是提高科技档案利用效果不可缺少的途径。

3.强化服务观念

　强化服务观念亦属人文管理的范畴。档案部门应切实认识到以经济建设为中心，以客观需要为出发点，大力开发科技档案信息为国民经济建设提供有效服务，这是科技档案工作的生命线。档案部门树立为科技生产活动服务的观念应体现在行动与观念上。以企业科技档案工作为例：

　　（1）在服务观念上要树立市场观念、信息观念、时间观念、效益观念和竞争观念等，主动参与企业市场竞争，为企业科技生产、管理活动提供主动、优质、高效服务。

　　（2）在服务内容上要扩大服务领域，为企业加强资产和资金管理企业质量管理、企业加强成本管理提供有效服务，为企业创新提供必要条件，为企业市场营销提供准确信息，为企业民主管理提供有效保证。

　　（3）在业务建设上要推进科技档案实体管理向科技档案信息开发转变，由手工管理向信息技术管理转变。

4.研究用户利用档案的规律

　研究用户信息需求的特点与规律是开展主动、优质服务的必要条件，也是强化服务观念的一种体现。用户对科技档案信息的利用符合利用信息的一般规律。

 （1）用户心理——行为规律。

    ①省力原则      ②匹配原则

 （2）用户信息需求的动态规律。

   信息需求的阶段性。信息需求的层次性。信息需求的导向性。信息需求的导向性有两层含义：一是信息需求与国家经济政策有关，国家的政策、方针对用户的信息需求有导向性。二是信息供给对信息需求的导向性，有效的信息供给可以刺激用户对档案信息的需求。

5.正确处理科技档案利用与知识产权保护、保密的关系

　　（1）利用与保密的关系。

　　    ①利用中遵守国家与企业的有关保密规定，是科技档案利用中的一条原则

    　　②利用与保密是辩证的统一

    　　③正确执行保密规定：一是应合理划定保密范围与密级，防止人为的保密扩大化，限制正常的技术交流与开发利用。二是保密具有时间性，在规定保密期限结束后应及时解密或调整密级，防止“一定终身”的现象。三是利用者应遵守保密规定。

　　（2）利用与保护知识产权的关系。

　　    ①商业秘密

　　     商业秘密的构成：第一，技术信息。A.是企业可以申请专利，但出于某种考虑没有申请或由于法律规定不能申请专利的独立完整的一套技术方案，如关键配方、工艺诀窍、非专利技术等；B.是没有在专利文件中公开的对专利实施的最佳效果的数据或诀窍。第二，经营信息。经营者经营的品种、数量、进货、销售渠道，客户姓名、地址、经营状况等。

　　     构成商业秘密的条件：一是否具有独创性。技术信息在技术上应有一定高度，不为掌握一般知识的人所理解。二是否具有实用性。能否为权利人带来经济效益。三是否采取保密措施。不采取保密措施者不受法律保护。

　　     企业档案部门为维护企业利益，要防止因人员同行业“跳槽”泄露商业秘密带来的不正当竞争。一是应协助企业制定保密措施；二是采取防护措施，保护商业秘密档案的安全。

　     ②著作权

       ③专利权