科技档案利用的方式

1.开设档案阅览室

　　档案阅览室是科技档案保管部门为利用者直接查阅利用科技档案的场所。这是最基础、最普遍的一种利用方式，它主要是利用及时方便、查阅范围广等特点。科技档案与科技图书还不一样，大多数科技档案只有一份，而且有的科技档案本身还具有一定的保密性。因此，它不像图书一样可以外借利用。

　　设立阅览室是给利用者提供更好的利用方式。一是便于保护科技档案的安全，避免丢失，而且还减少磨损，可以延长科技档案“寿命”；二是便于科技档案及时周转，提高科技档案的利用效率；三是有利于维护党和国家科学技术机密的安全。

　　面对广大的科技档案利用者，开展阅览服务是一种有效的服务方式。为做好阅览服务工作，科技档案管理部门一是应该编制多种类型的检索工具；二是服务工作者要具有高度的责任心和服务精神，要熟悉库藏科技档案和各种检索工具，具有一定的专业水平；三是科技档案管理部门应设置专门的阅览室，并配备必要的设施，给利用者创造良好的阅览环境。

  为安全利用科技档案，科技档案部门应制定必要的规章制度。以便于利用者了解阅览室的开放对象、科技档案的借阅范围和借阅手续、利用者应遵守的各种规定等。

2.科技档案外借利用

　 科技档案外借利用，是指科技档案保管部门按照一定的制度和手续，将有关科技档案带出科技档案保管部门利用。科技档案一般不外借利用，但在特殊情况下，为照顾特殊利用者的需要，必要时可以将科技档案借出利用。

　　科技档案外借利用必须建立严格的规章制度。首先，要经过一定的审批手续，一般是在科技档案保管部门借阅登记簿上进行登记。登记内容包括：档号、案卷名称、张（页）数、密级、借阅日期、应还日期、借阅者签名、归还签收等项目。其次，借出时限不宜过长，一次借出的数量也应有所限制，利用者借出科技档案就要负责科技档案的安全，不能将借出的科技档案转借或复制、翻印，更不能丢失、拆散、调换、剪裁科技档案，并一定保证按期归还。同时，给利用者提供科技档案的服务人员，有权利对归还的科技档案进行检查验收。

3.制发科技档案的复制件

　　根据档案原件制发各种复制件，是科技档案保管部门开展利用工作的一种重要方式，这项工作通常又被称为复制供应。

　　这种服务方式具有较多的优点，它可以提高科技档案利用率，缓解供需矛盾，又可以保护科技档案的原件。但是这种服务方式也具有它自身的缺点。一是科技档案用为凭证时，利用者总是想到看到科技档案的原件，在利用者看来复制件往往不令人满意，这就需要我们复制出来的科技档案与原件尽可能的一致。另外，还要在复制件的空白处注明保管单位的名称、原件档案号，必要时可加盖公章，以示负责。二是由于复印技术与材料的快速发展，尤其是复印机的广泛使用，就有可能造成科技档案随意复制、随意公布的事情发生，这就不利于科技档案的保密和维护科技档案保管部门的合法权益。因此，必须对科技档案的复制件的制发范围的批准权限进行严格的管理。

4.科技档案的信息交流

　　随着信息技术的快速发展，利用计算机来管理和利用科技档案已经十分普遍。

　　利用计算机网络，主要是借助其报道交流目录、文摘等形式进行科技档案信息交流，但利用工作中的档案陈列、展示也属于信息交流的范畴。现代社会中信息服务，有助于促进人们对利用科技档案信息的强烈需求感，有助于科技成果的推广，是科技档案管理部门应该大力提倡的一种方式。

5.科技档案咨询服务

　　科技档案咨询服务是根据利用者的需要通过不同手段查询或检索，以提供利用者所掌握的科技档案保管内容，满足利用者所提出的问题给予解答，获得有关线索。咨询的方式可以是面对面咨询、信件咨询、电话咨询。利用工作做活后，科技档案保管单位会收到各种咨询业务，咨询类型有：

 （1）一般的指导性咨询。

 （2）专门性咨询。

 （3）事实性咨询。

 （4）科技性咨询。