科技档案直接利用

   科技档案的直接提供利用，主要是指以直接提供档案或档案复制件为主的一类服务方式的总称。

（一）直接提供利用服务的主要方式

1.阅览

  阅览服务，是指为利用者直接查阅科技档案原件提供服务的一种利用形式。这是最基础、最大众化的一种利用方式，具有面广、及时、方便的特点。阅览服务之所以是利用服务工作的基本方式与主体内容，是由利用者利用档案的多元性、随机性和单向选择性决定的。由于利用者利用目的多元性和利用时间的随机性，而且利用具有明显的个人特征，档案部门难以预先及时满足各种不同的需要。

  为搞好阅览服务工作，档案部门一是应编制较完善的检索工具；二是应熟悉库藏；三是要创造良好的阅览环境。

2.出借

 1.档案馆保存的科技档案，应根据档案的机密程度，确定不同的利用范围。

 2.外单位因工作需要使用我公司科技档案，凭单位正式函件借阅并经过原密级批准部门的许可和有关领导批准；但不能外借出库。

 3.外单位来公司协作参阅档案时，须经过公司协作部门主管与档案馆主管批准，方可在科技档案室内查阅；凡机密级以上档案需公司领导批准方可参阅。

　4.属我公司同意技术转让的，需凭技术转让合同，由经办人才按公司规定向科技档案室办理有关手续。

　5.凡查阅核心材料必须经所在部门领导、形成档案部门领导和公司领导批准。

 6.科技档案一般不外借，仅供档案室内参阅，凡要摘录与复印档案应事先征得同意，规定不准摘录和复印的档案和文件，一律不得擅自摘录和复印。借阅档案应填写档案利用登记表。

 7.确需借出档案馆的档案，应严格办理借阅手续，借阅时间为2周；因特殊需要借阅2周以上者，需办理续借手续。

 8.借出档案由借阅者负责保密和保管责任，不得在档案上画圆点符号、剪裁、拆散，不得转借他人和外单位，不得遗失。如遗失档案应及时向档案馆报告，违者或造成损失的，要追求责任，并根据情节轻重作出处理。

 9.职工调离时，应将所借档案全部归还，并由档案人员在职工调动通知单上签字或盖章。否则，人事部门不于办理调离手续。

　 从上述借阅制度可以看出，它在内容上主要应包括：

 （1）向利用者出借档案的数量与期限应有所规定。

　（2）对有密级的档案的出借应履行必要手续。

 （3）对借阅对象应区别对待。

　（4）借阅中注意维护档案的安全与完整。

　（5）要建立借阅登记制度。

3.复制供应

 复制供应是根据用户的需要提供科技档案复制件服务的一种利用形式。复制供应是基层档案部门提供利用服务中较经常的一项工作。其服务的范围有：

 （1）为满足设计需要套用标准图、通用图或对原有设计的套用。

 （2）满足外单位利用的需要。

 （3）维护设备的需要。

 （4）满足科技成果转让的需要。

 （5）出具档案证明。

 （6）满足恢复生产的需要等。

 同出借一样，复制供应同样要制定一定的制度，对复制范围与手续作出规定。

  1.树立“服务第一”、“质量第一”的思想，积极做好晒、复印工作。

  2.晒、复印的范围：主要是各种档案目录、档案统计报表、档案编研出版资料、档案工作管理材料和档案利用中的文字材料、图纸、图表等。

  3.承接晒、复印，一律填写《晒、复印中请单》。在确有必要的情况下，为兄弟单位或处室晒、复印，须经领导签批同意。

  4.晒、复印的字、线、图要清晰，布局要合理，份数要齐全，交货前要自查 ,晒、复印合格率为98%以上。

  5.承接晒、复印，通常按中请先后顺序安排。

  6.非晒、复印员，未经同意，不得进入机房和操作机器；不听劝告，造成机械损坏，应由其负责。

  7.晒、复印员要做好晒、复印机的维修和保养工作，每天上机前要检查，完工后切断工作电源；晒图机的转动轴要经常加油，晒、复印机要经常揩抹，保持机械的外观整洁和零部件的完好状况。发现晒、复印机零部件磨损或自行无法排除的故障，应及时送外维修。

4.咨询服务

  科技档案咨询服务是根据利用者的需要通过查询或检索，以个别解答形式提供服务的一种利用方式。咨询服务具有被动性、及时性、针对性的特点，其咨询服务内容包括科技档案内容与科学技术内容的咨询。在情报学领域，咨询服务是一项最活跃、内容最丰富的一环，科技档案咨询服务的经济效益尽管不能与情报咨询相提并论，但也是一个应该得到发展的服务领域，利用这种服务形式同样能取得较好的经济效益。

　　咨询服务的类型大致有：

   ①指导性咨询。

   ②检索性咨询。

   ③事实型咨询。

   ④科技咨询。

5.信息交流

　　信息交流不完全属直接提供利用的范围，它主要是借助报道交流目录、文摘等形式进行科技档案信息交流，但利用工作中的档案陈列、展示也属于信息交流的范畴。利用信息交流方式能刺激人们对档案信息的需求，有助于科技成果的推广，是档案部门应大力倡导的一种利用方式。

（二）建立科技档案利用登记与统计制度

  在直接提供利用服务中，档案部门建立利用登记制度是十分必要的，它不仅有利于维护档案的完整与安全，而且通过统计分析能发现档案利用规律，为今后更好地开展利用服务提供有益的借鉴：

 （1）掌握用户的类型与分布，便于向重点用户提供优质服务。

 （2）了解用户利用档案的内容与分布，可以反馈收集的质量并为编制检索工具提供参。

 （3）掌握利用档案的规律与特点，为主动服务、优质服务奠定基础等。、