全面认识以下电子文件管理的重要意义是我们启动或加强这项管理工作的前提。
1、有利于提高机关办公效率和质量
公文是机关工作的工具和纽带，也代表了机关管理的水平和形象。提高了机关公文管理水平，有利于促进机关工作的规范化、科学化、高效化。电子文件具有存储密集、携带方便；制作简便、处理灵活；检索快捷、传播迅速；多元集成、生动直观等优势。借助这优势，我们可以在键盘上写稿、在屏幕上阅稿、在网络上收发和查询文件，从根本上克服纸质文件的制作难、查询难、传递难的问题，使办公手段发生质的飞跃。
2、有利于提高档案管理水平
档案是社会活动的真实纪录。它能让历史凝固、让信息沉淀、让记忆说话、让知识传承。没有档案，各行各业就难以持续发展，甚至连生存都将成问题。由于档案是从文件转换过来的，今天的文件是明天的档案，今天的档案是昨天的文件，它们之间是不可分割的。因此，国内外经验表明，电子档案工作必须强调前端控制，即从文件制作、传递、收集时就加强质量控制，以确保归档电子文件的价值。电子文件的任何质量隐患，如内容不真实、格式不规范等问题，将会给档案工作带来难以弥补的损失。
3、有利于信息资源的开发和利用
优质的信息资源是政府和企业管理的基础，决策的前提和为
社会服务的依据。离开信息资源，各项工作将成为“无源之水，无本之木”。电子文件具有纸质文件难以比拟的优越性，理应成为现代社会的优质战略资源。然而，由于这一项新事物还没有被人们广泛认识，至今仍然是社会信息化的薄弱环节。加强电子文件的科学管理，就能为信息资源的开发利用创造条件，由此带来可观的经济和社会效益。
4、有利于社会信息安全
安全是信息化的命脉，安全出问题，信息化工作将前功尽弃。由于电子文件天生就有的载体、信息、特别是生存环境的不稳定性，使其很容易被删除、篡改、伪造、泄密，造成灾难性后果。而且人类对计算机的依赖性越强，其带来的社会危害就越大。加强电子文件管理，应当成为信息化安全，乃至社会安全的一项重要内容。
