企业档案知识化管理

（一）企业档案工作发展的进程

　   我国企业档案工作发展的进程，伴随我国档案工作发展，自l959年“大连会议”以来按管理特征划分，大体可以分为档案管理、档案信息技术管理与档案知识化管理三个阶段。这三个阶段不是截然分开的，它们既有密切联系，又有一定的区别。

　 档案管理阶段在管理形式上有企业档案分别管理与综合管理。该阶段的特点，是以档案实体为主要管理对象，重在对档案实体的收集、管理、保存与利用。

  档案信息技术管理阶段在管理形式上有文档一体化管理与信息一体化管理等，该阶段的特点，是以档案实体管理为基础，重在对档案信息的管理与开发利用，强调对档案中信息的开发或对档案、资料、情报信息的综合开发。在此阶段，人们在档案管理观念上发生了深刻变革，不断把信息论、系统论与现代信息技术引进到档案管理领域。

  知识管理是近年来出现的一个新概念，它首先出现于医疗保健、生物工程、空间技术、计算机软件等高新技术产业，企业将知识作为主要资本形态。所谓知识管理是以知识为主要资源，以知识的获取、处理、共享、利用和创新为基本内容，以增强企业核心竞争力为根本目标的管理模式。

（二）知识化管理是企业档案工作发展的趋势

  它在内容上主要包括作为经营资本的市场资产、知识产权资产、人力资源资产和基础结构资产。其中市场资产包括企业品牌、声誉、长期业务、合同、销售渠道等；知识产权资产包括企业专利权、商标权、商业秘密和版权等；人力资源资产包括企业人力的经验、专业素质、工作能力等；基础结构资产指企业管理过程、管理哲学、企业文化、信息技术系统、网络管理和 金融关系等。这些知识从表现形态上看既有物化在机器设备上的知识，有体现在书本、图纸、说明书、规章中的知识；也有体现在员工头脑与实践中的知识。

  企业之所以把上述对象看做是知识并实施知识管理有着十分丰富的内涵与重要的作用。

1.增加知识储备

  知识管理的首要任务是捕捉知识，通过知识管理，将个人的、零散的知识和信息储备起来。这种知识既包括显性知识，也包括隐性知识；既有企业内部的知识，也有企业外部的知识。 知识虽然是普遍存在的，但知识的收集却是个艰苦的积累过程，特别是要捕捉到隐性知识就更为困难。

2.知识处理

  知识处理的任务是将储备的知识和信息通过数字化与知识化将其有序化，提供知识共享的环境。这就要求对储备的知识进行分类，分析各种知识间隐含的联系，并在知识与员工间能进行有效的沟通，以利于知识的传播与利用。

3.共享知识

  知识管理的重要目的是使知识源与利用者之间构筑起一座桥梁，并通过适当的工具与环境帮助员工轻松地获取知识。例如通过知识库使销售人员能方便地与有关客户进行业务对话，从销售商网络、供应商网络中了解有关信息，不因人员的岗位调动或流失而影响业务的正常进行；企业管理人员能通过企业内部网络方便 地了解市场动态、生产进展等知识与信息，掌握竞争环境中的机遇与挑战；同时也能帮助新员工尽快熟悉本企业的业务流程。总之，通过网络技术能使需要知识的人在需要的时候能方便地获得所需要的知识，对知识实行共享、共用。

4.创新知识

  知识管理的最终目的是帮助员工从现有知识与信息中挖掘新知识，进行知识创新。在市场竞争中，创新是企业活力的源泉，是企业的灵魂，但这种创新只能是来自一定基础上的创新。企业在生产经营活动中积累了大量的知识，通过对这些知识的总结、分类，按关联规则从中发现知识就是一种创新，从现有数据中挖掘出有用的知识就是向知识管理转变。　　

  从上述企业管理的内涵与目的中不难看出，企业知识管理与企业档案管理、企业信息管理最大的区别：

           一是管理观念的不同。

           二是管理对象的不同。

           三是运作方式的不同。

 从上述区别中可以看出，尽管三者中有一定关联，但区别是明显的，正如档案信息技术管理不是档案管理的自然延伸一样，企业知识管理也不是信息技术管理的自然延伸。

 从我国目前档案工作发展状况看，表现有以下明显特征：

           一是共存性。

           二是渐进性。 

（三）企业知识管理对企业档案工作的启示

  企业知识管理概念的出现不仅是企业管理观念的重大变革，为企业管理开辟了崭新的天地，同时也为档案工作注入了新的活力，给档案工作带来许多有益的启示，对进一步主动地推进企业档案工作改革具有深刻的指导意义。

1.树立“大档案”观

  传统企业档案工作主要是收集企业内部的显性知识。实际上作为企业科技生产活动的历史记录，除了传统纸质文件，还有大量知识存在于员工头脑中、实践中，还存在于企业组织机构与企业文化中。此外，企业科技生产活动也不局限于企业内部，在市场经济体制下大量的经营活动发生在企业外部，市场环境对企业的生存与发展是至关重要的。企业档案工作不仅要收集企业内部的历史的知识与信息，还应注意企业外部的动态的知识与信息。

2.重在知识的共享与创新

  企业管理的核心是实行知识的共享与创新，直接提高企业的核心竞争力。现有的档案、资料作为企业知识的一种表现形式，不论是实行档案综合管理，还是实行信息一体化管理，工作重点一方面要放在知识的有序化上，要对档案中的知识进行分类，分析各种知识间隐含的联系，不能只简单限定在档案实体的分类与实体间的联系上，要在知识库中的知识与知识利用者之间进行有效地沟通，为员工提供知识共享与创新创造条件；另一方面应大力开展对档案内容的编辑研究工作，尽力开发利用档案中蕴涵的知识。通过对档案内容研究除编辑档案参考资料之外，还应积极参与制定企业的各种工作细则、业务流程、操作规程等，把档案中的知识运用到企业管理中去。

3.档案信息化与信息知识化

　　企业知识管理是一种管理模式，也是一个过程。知识管理的基础是企业信息化，档案知识化管理也需要对信息内容实施信息化，借助企业网络实现知识的有效传递与共享。与知识管理相关的另一问题是，信息知识化，就知识与信息关系看，知识应是知识化的信息，信息只有知识化才能实施管理。

  信息知识化的主要含义，一是指在企业信息化的进程中有大量电子文件产生，如何使有保存价值的电子文件档案化、知识化；二是指如何捕捉企业经营活动中产生的非文献记录的知识与信息，特别是如何挖掘企业的隐性知识与信息，并及时将其显性化、档案化、知识化。按知识管理的要求，档案部门应认真研究信息知识化的途径、对策。