科技档案信息组织

  科技档案信息组织是对科技档案实行信息管理的基础和前提。档案信息组织管理是一个涉及面十分广泛的问题，从科技档案信息的收集存储，到为利用者提供档案信息，工作中心都是围绕信息的组织管理而进行的。因此，从广义上讲，科技档案的分类、著录、标引等工作都属科技档案信息组织管理的范畴。对档案信息的组织，首先是通过整理分类使科技档案实体管理系统化，在此基础上再对科技档案的内容特征与外形特征进行分析，并通过著录标引对科技档案信息加以系统化，最终形成一套检索工具体系。

1.检索工具的概念 

　　科技档案检索工具是指存贮、报道、查找科技档案信息的工具，具有存贮信息、指引索取、报道交流三大功能；在形式上有目录、索引和指南等，它们是在科技档案实体系统化的基础上编制而成的。科技档案检索工具是连接科技档案、利用者与档案人员三者间的桥梁，编制检索工具是开展有效利用工作的基础和前提。检索工具有两大类型：一类是按实体分类形成的案卷目录，这是在科技档案实体整理分类基础上形成的目录。按理说，这部分目录的编制属整理工作的内容；另一类是按内容分类形成的目录，主要是对科技档案信息的组织，其作用是按内容实现族性检索。对档案部门尤其是档案馆来说，编制完善的检索工具体系是档案人员的一项重要任务。

  对科技档案检索工具进行分类的方法是多种多样的，采取不同的分类标准划分可以有不同类型的检索工具：

　　（1）档案馆指南

　　（2）目录

 目录是科技档案检索工具中类型最多、使用最广泛的一种检索工具，众多的目录提供了多用途、多类型的检索途径。例如按用途划分有:

   馆藏性目录   

   检索性目录

   报道性目录

　　（3）索引     

  索引的编制方法与目录不同。目录通常以一个完整案卷为著录 单元，索引著录对象可以是一个案卷，也可以是案卷的一部分或某一 特征；目录主要记述科技档案的外部特征，而索引在揭示内容上较目录更深。

2.常用检索工具的编制

  随着计算机技术在档案管理中的应用，档案检索是最有发展前途的领域之一。充分利用计算机的强大检索功能联机检索应是档案检索的发展方向，目前已有不少单位实现了案卷级检索。然而多数中小型企业当前仍以手工检索为主要手段，且从一定程度看，编制规范化的手工检索工具是编制机检检索工具的基础。下面主要介绍几种常用检索工具的编制。

　　（1）总目录。科技档案总目录是以案卷为著录对象、按入库的时间顺序流水编制的目录，它主要用于库藏统计。在实行档案综合管理的单位，它已为档案总目录所替代，不再单独编制科技档案总目录。

　　（2）案卷目录。科技档案案卷目录是以案卷为著录对象，按实体分类整理顺序编制的目录，就企业科技档案范围内而言，包括产品档案目录、基建档案目录、设备档案目录与科研档案目录等。这类目录在科技档案工作中具有双重作用，当库藏档案排架顺序与实体分类整理顺序一致时，它是一种常用的检索工具，提供了一条按实体分类排架顺序进行检索的途径；同时又是一种用于分类统计库藏的工具，可以动态地反映库藏量。按国家有关部门要求，实行综合管理的单位均应编制案卷目。

  （3）底图目录。底图目录是以每一张底图为著录对象，反映底图档案成份及排放顺序的一种目录。由于底图保管要求有别于其他档案，一般是单独存放的，因此必须建立一套相应的目录。底图目录同样具有库藏管理与检索的双重功能。  

  （4）特种载体档案目录。

  （5）主题目录。

  （6）专题目录。

     ①专题目录的编制程序：

       a.选题

       b.选材

       c.著录

       d.排序

     ②专题目录与案卷目录的区别。其区别表现在：

      a.编制依据不同。

　　    b.内容构成不同。

　　    c.著录对象不同。

　　    d.排检方法不同。

 （7）分类目录

3.编制检索工具的要求

  （1）按需编制。在科技档案检索工具体系中，有些是必备的，例如馆藏性目录；有些是供选择的，例如形式多样的专题目录与索引。由于各单位科技档案的内容构成不同，以及利用者利用方式与特点的不同，在编制前应认真研究各类检索工具的功能和本单位的客观需要，做到按需编制。

  （2）功能互补检索工具体系应是一个提供多角度、多层次检索的体系，满足多种途径查找利用档案的需要。其基本要求是种类适当、结构合理、分工清楚，坚持馆藏性、检索性、报道性检索工具并举，尽量做到功能互补、避免重复。例如要注意避免专题目录与案卷分类目录检索途径的重复。检索工具的编制是件费力、费时的工作，达不到预期目的实际上是一种浪费，在编制各类专题目录中应注意功能互补的问题。

  （3）著录、标引规范化著录与标引是形成检索工具的基础和前提，为保证检索工具的质量首先应保证著录与标引工作的规范化。