科技档案信息管理的特殊困难

1.档案信息及其价值会丢失

  平常我们在收集档案时应收集哪些有记录信息的档案，这需要有极大的预见性。在文件归档或档案收集中虽然有所选择，但因收集范围、收集时间及其他人为因素的作用，往往会使许多记录有重要价值信息的档案难以收集齐全。由于时间与事物发展过程的单向性，这些档案信息会因时间流逝或客观需要的变迁而贬值或消失。信息的有用性与可开发性是个随时间变化的动态、概念，这是一个信息供给的调整与补充的问题，人们应开发哪些档案信息才能充分体现价值。因此，从总体上讲有一个如何维护档案信息完整性与有效性的问题。

2.信息不足与信息过剩并存

  档案信息价值具有绝对性与相对性。从一般意义上看，档案总是有用的，总能从某一侧面反映社会的一个侧影；但这种价值往往会因时、因地、因人而异，其作用又是相对的。从目前档案信息状况看方面档案机构保存有大量档案信息，但现实中人们利用时往往又感到有用的信息太少。造成档案信息不足与过剩并存的原因，一是与档案自身局限性有关，它作为一种历史纪录距现实较远，难以满足现实的需求；二是与社会需求多样性与随机性有关，档案作为一种社会记忆，它不可能保存社会的所有记忆，去满足人们多方面的随机要求；三是与档案价值的隐含性有关，看似冗余的、一时没有发挥作用的档案又不能轻易销毁，日积月累造成档案信息不断膨胀。由这一矛盾所决定，在档案信息管理中存在着如何优化档案信息的问题，如何采用科学的方法与手段，既能优化馆藏，又能有尽可能多的、有利用价值的档案信息可供开发，以解决档案信息的有用性和可开发性的问题。

3.信息共享与信息保密的双向要求

  信息共享与公开是信息社会认可的基本原则；但档案信息不同于一般的公共信息，对属于国家机密、企业商业秘密的信息应进行必要的信息保密与信息控制，为此要求合理确定保密与共享信息的范 围。在档案信息管理中为满足这一双向要求，应当合理确定档案信息 开放范围和划定密级，在维护国家与企业利益的前提下尽可能地开 放档案信息，充分体现信息的共享性。

4.集中提供信息与信息需求多元化的矛盾

  档案部门为有效开发档案信息会采取多种信息加工形式，如编辑加工成各种档案信息编研成品或进行网上查阅。但由于档案信息利用具有明显的个人特征，尽管档案部门采取各种形式提供不同类型、不同层次需要的信息加工成品，这些成果总是难以满足社会个性化的需求。在开发档案信息与利用需求之间如何缩小差距，尽可能长久地为更多的利用者所利用，是档案信息管理中一个非常突出矛盾。

5.档案信息开发动力不足

  影响档案信息开发利用的因素是多方面的。其中一个重要原因是社会档案信息意识不强所致。由于档案信息离现实有一段(或更长) 距离，保密过严，检索利用不便，或库藏信息结构不合理等多种因素致使档案信息利用的社会化不够。由于社会需求不旺盛，导致档案部门主动开发档案信息资源的动力不足，难以实现档案信息的价值。

6.信息技术带来的档案信息安全问题

  在信息社会中，当一切信息很方便地能从各种渠道得到时，档案信息进入社会信息系统是一个必然的选择。但在计算机网络中如何 维护档案信息的安全性和真实性，有效防止人为的干扰破坏与信息 技术自身的局限性，确保上网信息的安全也是值得研究的问题。

  档案信息管理中的特殊困难尚不止这些。提出这些困难的目的只是想说明，档案信息管理比档案实体管理的困难要多得多。欲要实现档案信息管理，在信息管理上存在的这些问题均应得到有效解决。否则，我们在管理方式上就不可能上升到档案信息管理的阶段。