科技文件材料的鉴定、整理

科技文件材料鉴定与整理，是指归档科技文件材料的鉴定、组卷与案卷编目。

（一）科技文件材料的鉴定工作

    在科技文件材料整理工作中，首先应对科技文件材料进行鉴定工作，其内容主要包括：

          1.完整性鉴定

          2.准确性鉴定

（二）科技文件材料组卷

     案卷是科技档案管理和利用的基本单元。

1.组卷要求

          按GB／T11822－2000《科学技术档案案卷构成一般要求》术语定义：

          案卷：由相互联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

          组卷原则：组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。

          组卷原则的具体含义有以下几个方面：

        （1） 遵循科技文件材料的形成规律。

        （2）保持卷内文件的有机联系。

        （3）便于档案的保管与利用。

2.组卷方法

（1）按项目组卷。　　

（2）按子项组卷。　　

（3）按阶段或工序组卷。　　

（4）按结构组卷　　

（5）按专业组卷。　　

（6）按地区组卷。

（7）按时间组卷。　　

（8）按问题组卷。　　

（9）按文件名称或性质组卷。　　

（10）按作者组卷。

对科技文件材料进行组卷的方法有相当大的灵活性，不同组卷者面对同一对象，由于对文件形成规律与有机联系认识的不同或表现方法不同，会选择不同的组卷方法。

（三）卷内文件材料的排列

1.图样材料的排列

2.文字材料的排列

文字材料的排列，最基本的有以下几种方法：

（1）按重要程度排列。    

（2）按时间顺序排列。　　

（3）按逻辑关系排列。

（4）如果有译文的外文资料，一般要求译文材料在前，其相对应的原文材料在后。

 3.图文混合材料的排列

   案卷内既有图样，又有文字材料，一般要求文字材料在前，图样材料在后。

（四）科技文件材料案卷编目

    案卷编目是对科技文件材料组卷以后进行的一项工作，基层档案部门应予以协助指导。

1.编目的含义与要求

    案卷编目，是以案卷为对象，采取一定的方法固定系统整理成果，揭示案卷内容和成分的一项工作。

           案卷编目应符合以下要求：一是能固定对科技文件材料系统整理的成果，正确揭示案卷文件的内容与成分，为保管和利用工作提供方便。二是编目应规范、标准，要求文字简明，字迹清楚，书写工整。

2.编目工作的内容与方法

（1） 编写页号。

（2） 编制卷内目录。     

          编写项目的含义与方法：

          ①顺序号：按卷内文件排列顺序编写的流水号。从1起依次标注。

          ②文件题名：又称文件标题，填写科技文件材料标题的全称。

          ③文件编号：填写文件的文号或图样的图号。

          ④责任者：指科技文件材料的直接编制部门或主要责任者。

          ⑤日期：指文件的编制日期。

          ⑥页号：填写每份科技文件材料页面上标注的页号。

（3）填写备考表。

（4）编制案卷封面。

         编制案卷封面工作的内容有：

         ①案卷题名。

         ②立卷单位。

         ③编制日期。

         ④保管期限。

         ⑤密级。

         ⑥档号。

（五）复制图折叠与案卷装订的要求

1.复制图的折叠

（1）需装订成册的复制图。

（2）不装订成册的复制图的折叠方法有以下两种。

     第一种折叠方法。首先沿标题栏的长边方向折叠，然后再沿标题栏的短边方向折叠成A4的规格，使标题栏露在外面。

     第二种折叠方法。首先沿标题栏的短边方向折叠，然后再沿标题栏的长边方向折叠成A4的规格，使标题栏露在外面。

2.案卷装订的要求

    案卷是否要装订，国家有关部门没有统一要求，可以装订，也可以不装订，两者各有利弊。装订可采用卷夹的形式，不装订可采用卷盒的形式，各单位可自行选择。

    若案卷不装订，卷内文件应编件号，且每份文件上要加盖“档号章”。

    装订的案卷应注意下列问题：

        一是图纸折叠时应留出装订线，避免以后装订时再重新折叠。

        二是长期保存的，装订时应取掉金属物，并且不要用易生锈的金属材料装订。装订时左侧三眼装订，装订长度占卷长度的1／2。

        三是因折叠案卷左右厚度不均，装订前左侧装订处应填纸板，以保证案卷的平整。

        四是图样折叠时可采用不同折叠方法，避免案卷上厚下薄或下厚上薄现象。