电子档案的建立，使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用。
一是效率高，速度快。能快速查阅相关档案资料，大大提高了工作效率。电子档案的产生，可以从传统的手工编目和查询等方面的工作中解脱出来。这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上一个新台阶。
二是档案信息得到有效利用，实现资源共享。可异地实时为利用者提供电子档案信息，打破了传统利用方式和时空局限，并可多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案，大大提升了档案利用服务的总体水平。
三是促进了档案的实体保护，档案保管更加安全。相对以往纸制档案不利于查阅，而且纸制档案易脏、易碎、易丢失。相对电子档案，档案人员不仅可以通过电子档案直接查询档案信息、而且可以通过终端上权限浏览非涉密级文档和涉密文档，有效的保护了档案的涉密程度，对档案实体起到了有效保护作用和物理隔离。
四是有效地节约档案占用空间，档案储备量更加充足。
所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案的管理方式是相通的。电子档案的加入，丰富了档案管理体系，为传统的档案利用开辟了一条新路。
