依据电子标签供电方式的不同，可以分为有源电子卷标、无源电子卷标和半无源电子卷标。有源电子卷标内装有电池，识别距离远，然而价格贵；无源射频标签没有内装电池，需要从读取装置发出的电磁波中吸收能量并在天线中产生电流，随后通过天线反射信号，其优缺点与有源电子卷标相反；半无源电子卷标部分依靠电池工作，其优缺点介于有源电子卷标和无源电子卷标之间。RFID电子标签还可以分为可读写式、一次读写多次读取式和只读式。对于前两种类型，商品信息是可以读取和多次写入的，而只读型则只能被读取而不可以再次被写入信息。
在档案管理中，RFID可用于档案实体管理，如档案进出档案库房登记、借阅登记、归还登记、入库档案清点等。这些功能，虽然用条形码也能实现，但是条形码登记只能逐卷进行，用RFID技术，当管理员捧着一叠或用手推车推着一批档案进出装有电子标签阅读器的库房门时，阅读器会自动将这批档案的案卷号输入计算机或在档案目录数据库中对相关档案的条目打上进出库房的标志。一维条形码的容量很小，一般不超过30个字符，只能记录简单的档案编号。二维条形码也只能达到1K。而电子标签的容量可以高达数兆。因此用它不但可以记录档案的著录内容，甚至可以记录电子文件内容，将电子标签贴在相关的纸质文件上，可实现电子文件和纸质文件的一体化保存。电子标签的远距离识别还有一些特殊的用途，如有时我们将归还的档案放错了库位，寻找十分困难。如果档案上贴了电子标签，管理员只要手持移动阅读器在库房中巡视，当发现需要寻找的档案时，阅读器会自动提醒管理员该档案的所在位置。
电子标签的外形、尺寸与普通名片差不多，一般厚度为0.76─1.2毫米，轻薄小巧。标签的基片由聚氯乙烯硬质塑料制成的，内装集成电路芯片。使用时只要将其贴在相关的档案案卷或卷盒上就能供识别。
目前，RFID在档案工作中的应用遇到的主要障碍是成本问题。一个电子标签价格在几元至几十元不等，为了保证数据识别的准确，一般须在同一案卷的不同位置上贴二个同样的标签。因此，对于库存量浩大的档案部门来说，普遍应用的成本确实不菲。当然，随着这一技术的发展，其价格肯定会降下来。为了控制成本，目前，也可以将该技术先应用于少数珍贵档案或保密档案的安全管理和利用管理，或可用于档案库房的门禁控制，这方面上海档案系统已经有成功的案例。
