电子文件的生存环境离不开计算机技术。由于计算机的编码因素、硬件因素、压缩因素、加密因素，特别是软件类型的层出不穷，版本的经常升级，都可能造成电子文件无法打开或打开后无法识别。
解决此问题的办法主要有两个：一是保存现有各种型号和版本的软件，以备日后打开各种类型的文件，这种方法显然非常烦琐。二是控制电子文件的格式，即尽量采用通用格式保存电子文件。我国目前主要采用这种方法。
电子文件存储格式种类繁多，每种格式都有各自的优缺点，哪些格式适宜做通用格式呢？需要从以下几个标准进行综合分析：
一是确保真实，即具有较强的防伪保真功能。
二是节约容量，即在保障文件质量的前提下，追求存储容量最小化。
三是长期可读，即具有较强的通用性，便于转换数据格式，受软硬件环境限制较小，数据迁移过程也相对简单。
四是广泛兼容，即软件系统采用通用标准，技术开放，兼容性强。
五是简便实用，即操作简单，用户界面清晰，人机交互良好，有较全面系统的帮助和提醒功能。
六是安全保障，即具有安全加密、数字印章、元数据管理、抗病毒等功能。
根据上述要求，我国归档电子文件管理标准已经对电子文件存储的通用格式做了统一规定，如字处理文件可采用PDF、RTF、TXT、XML格式。如果电子文件在制作时是非通用格式，在存储时必须将其转换为通用格式。
