以前，每个企业都对纸质图纸的动态管理非常头痛，可以说无法做到，尤其是实行两级管理的企业。我们通过研究和实践，不仅做到了纸质图纸的动态管理，而且做到了纸质图纸相应的电子图纸的动态管理。办法的关键是由档案部门实行审核归档，控制图纸的更改，同时辅之以系统的管理，完全实现了纸质图纸与电子图纸以及与实物管理的高度统一，这一成果为企业解决了图纸管理最大的难题——图实不一致，为技术人员进行技术改造提供了良好的外部环境。为此，我们编制了备件图管理规范，规范了电子图纸的管理流程，为备件采购部门推动电子商务进程奠定了基础，加快了其备件采购的无纸化进程，其要求是：
通过电子图纸数据库查询所需的备件图。这是保证电子图纸数据中电子图纸与实物一致的必要的强制性规定。数据库中不完整的电子图纸，利用在线收集系统或其他数据采集方式入库，由档案管理人员完成数据的补充或更新、作废；把修改信息利用ＯＡ系统发送到档案管理员邮箱，完成数据的归档与否确认，如备件编号、图号、文件名等电子图纸属性的确认与处理；档案馆完成审核后，发送备件管理系统。备件员审核后，进入备件采购的电子商务流程。
目前，我们已能做到无纸化备件图管理和备件采购，但鉴于国内的电子商务进程并没有广泛开展，所以我们根据大部分备件采购供应产商的需要，依然打印多份纸质备件图。
