明清档案是明清两朝国家机构、社会组织及个人在各类社会活动中直接形成的原始记录。它是研究明清历史的珍贵史料，也是世界文化遗产的重要组成部分。现存于世的明清档案数量巨大，约计2000余万件，除为数不多的实物档案外，90%以上为纸质档案，且多以传统手工制造纸张为载体。由于年代久远、历经战乱，并受不同历史时期保管条件所限，明清纸质档案存在着不同种类、不同程度的损坏，保护与抢救修复工作十分紧迫且任重道远。
日常档案保护修复工作主要参考《档案修裱技术规范》《历史图牒档案修裱技术规范》等相关档案行业标准，其中对材料工具、修复技法、质量标准等均有详细阐述，但对于修复前检查档案破损状况等方面却缺少明确采集和记录档案实体保存现状、破损程度、病害分布状况等重要信息的标准。因此，档案修复人员在做档案破损状态表述时多按照个人习惯，用词随意，导致修复工作记录因缺少时间上的延续性而无法形成档案保存现状数据库。为了在档案普查、保护、修复、科研等工作中规范档案破损状态表述，制定该标准。作用和范围 该标准归纳了明清纸质档案常见病害类型，统一了档案破损状态的表述名称，针对每种病害设计了相应的图示符号，用符号标示此类病害在档案上的分布情况。有些病害从照片中很难分辨，如粘连，平面照片很难体现；纸张有污渍、变色或焦脆，从照片中只能看出病害位置的纸张颜色与周边不同，但这3种病害对纸张的影响却完全不同，必须配合病害记录标示清楚，通过绘制病害图翔实地记录档案状态。定期绘制个体档案病害图可以清楚标示其老化进度，有助于追踪比对、研究老化原因。将批量档案数据组织起来，可建立档案保存现状数据库，研究病害发展趋势，及时抢救现状差、老化快的档案，有的放矢，把有限的修复材料和人力资源集中到最需要保护和修复的档案上来，提高修复工作效率。
书写规范、符合标准的修复工作记录才能形成易读取、可借鉴的修复工作档案，并能够有效地提高修复质量。档案原始状态记录不仅为研究制定修复方案、总结档案保护工作经验打下了坚实基础，从档案原始状态到修复过程再到修复后状态的完整记录，使得整个修复过程呈现出完整的证据链，更有利于维护已修复档案的法律凭证作用。明清档案是不可复制的重要历史凭证，尤其涉及边疆、民族等敏感问题的档案，在保护和修复过程中应特别注意保证其证据链的完整性。
明清纸质档案多以传统手工制造纸为载体，以墨迹、颜料、印泥等作为记录信息材料，该标准归集的病害类型是经过长期修复明清纸质档案的经验总结出来的，其他时期使用相同载体和记录材料的档案修复均可以参照该标准。制定过程 该标准的编写遵照我国标准化管理规定执行，沿袭了相关档案行业标准的术语和表达，参考文博行业标准《古籍特藏破损定级标准》《古籍修复技术规范与质量要求》《馆藏纸质文物病害分类与图示》等，对内容有交叉的部分尽量保持协调统一，结合明清纸质档案的特殊性，在病害种类内容和概念上进行了补充和适当的修改与提炼，如脱浆等病害，在文博、图书标准中没有被列入，但在明清纸质档案中却很普遍，因此该标准将其纳入；锈蚀等病害在明清纸质档案中不具典型意义，不再列入。
明清纸质档案最常见的记录方式是以墨迹书写，伴有少量的颜料绘制图画和印泥加盖的印章，这些记录材料承载的信息是档案的核心价值，在修复过程中需注意保护和加固，记录档案原始状态时也应标示清楚。日常工作中，档案修复人员常用“字迹材料”来指代所有记录信息的材料总和，该标准将“字迹材料”收入术语，把档案实体中记录信息材料出现的病害作为独立的分类，与以纸张为载体的病害区分开来，层次清晰，符合档案修复工作者的使用习惯。主要内容 该标准归纳了明清纸质档案常见病害类型，共收录纸张病害15种：污渍、褶皱、折痕、变形、断裂、残缺、变色、糟朽、焦脆、粘连、絮化、霉斑、啮蛀、烬毁、脱浆；字迹材料病害4种：褪色、变色、扩散、磨损；装帧病害3种：装裱损坏、装订脱落、装具损坏。针对病害种类制定了相应的图示符号，并规定了图示符号的标示要求和病害图的绘制方法。
1.病害分类
标准将档案病害分为纸张病害、字迹材料病害、装帧病害3个类别，对应的图示符号也保持了类别划分的概念，纸张病害用图形符号标示，字迹材料病害用字母标示，装帧病害在字母外加圆圈标示，层次清晰，从档案病害图就能直观了解档案实体存在的病害类别。
明清纸质档案为永久保存的档案，档案纸张状况决定了明清纸质档案的保存寿命，对纸张病害的预防和治理直接影响档案实体的保存期限，档案修复方案应首先考虑纸张的耐久性，不能为满足一时之需而破坏纸张性能。目前，明清纸质档案主要以传统修复技术为主，以现代科学测量仪器为辅。制定修复方案以经验总结为主，还需在科学检测和数据分析方面不断加强。明清档案的纸张不仅是记录信息的载体，其本身也是传递信息的介质，如经济状况比较好的历史时期，通常使用的纸张品质也比较好，相对重要的档案会选用同时期较好的纸张，因此，纸张的品质能反映出当时的社会经济和技术水平。这些信息往往比加工过的文字记载更加直观、可信，因此在修复时应尽量保持纸张的原有状态和可逆性，使后人不仅能从感官上体验历史，还能直观地读取纸张承载的丰富信息。
保存信息、再现历史是档案的本质属性，即便纸张保存良好，但如果记录信息丢失了，那么档案的核心价值也就丢失了。保护字迹材料是档案保护工作的重点，发现字迹材料病害须及时做好信息备份和保护措施。信息备份可通过档案数字化实现，而字迹材料的保护措施还需要不断探索，综合考虑载体纸张、档案装具、环境温湿度、光照程度、空气质量等因素对不同字迹材料的影响，通过细致的对比和长期的数据积累找到适合的保护措施。
明清纸质档案装帧形制多样、繁复精美，具有较高的文物价值和艺术价值，而原装装帧存在大量的、不同程度的病害，该标准从结构与内容上单独对装帧病害进行分类排列，充分体现了该标准对于明清纸质档案的专属适用性。装帧类别的病害不会直接影响档案的保存寿命，但是原装装帧形制本身也是重要的历史遗存。不同文种使用不同的装帧，相同的装帧形制使用不同的材料往往代表不同的身份、职级，装帧形制是档案信息的辅助证明和补充。档案的装帧越繁复说明档案本身越重要，相应的修复难度也越大，应谨慎制定修复方案，尽量恢复档案装帧原貌。
2.收录病害种类
该标准采用以结果命名的方式收录病害种类，更具普适性，有利于推广。同时，可以不追查形成病害的原因，直接记录肉眼可见的病害状态，即使条件简陋、缺少检测设备和专职技术人员的档案馆也能普查档案保存状况。修复方案大多是根据现有的病害结果制定的，如污渍，不论是茶渍还是泥浆造成的渍迹，只要有被污染的痕迹都统称为污渍，修复时要浸泡或者清洗；出现了脆化现象，不论纸张是脱水还是酸化，修复时都要采取加固措施。当然，有条件的档案馆可以测试纸张的酸度和纤维成分等，制定更加细致科学的修复方案。
3.病害图示符号
该标准发布前，档案修复人员多参考使用文博行业标准，其中有的图示符号比较繁琐，有的符号与病害之间找不到记忆关联，符号也没有分类的概念，因此使用起来容易混淆。为了更加便于档案修复工作者使用，制定图示符号时应对应病害类别划分符号类别；尽量保持与相关标准的协调统一，如褶皱、折痕、断裂等符号保持不变，污渍、变形等符号简化为相似的符号。注意建立图示符号与病害名称的记忆关联，如虫蛀用“∨”，形似咬下的齿痕；霉变用“※”，可联想到霉斑点点；粘连用“≡”，用以形象表达纸张附着黏结的状态。
纸张病害用图形符号标示，在纸张这个平面上，病害分布呈现出“线”和“面”2种特征。如折痕、断裂都是“线”状的，此类病害直接用不同的线形符号标出；污渍、变色等病害分布呈现“面”的特征，先用闭合曲线标定病害的范围，再加注图示符号标出；褶皱比较特殊，少量出现时呈线状，可用线形符号标出，如果褶皱密集连接成片则体现出“面”的特征，可以用平行的线形符号标示。“面”性病害中有2个比较特殊，“残缺”的纸张已经损失了，“炭化”的纸张即便暂时可存，但其结构已经分解且无法修复，本质上纸张已经损毁了，在标定这2个纸张病害范围时应使用闭合的虚线，以表示其损坏范围是无法挽回的，为修复工作证明。
字迹材料病害用字母标示，褪色对应的图示符号为字母“T”，既以褪色的拼音首字母大写来做该病害的图示符号，标示方便，也非常容易记忆。同理，变色为“B”、扩散为“K”、磨损为“M”。
装帧病害名称的第一个字都是“装”，为方便记忆，取了第二个字的首字母大写为对应图示符号。装帧病害在字母外加圆圈标示，装裱损坏对应的图示符号为Ⓑ，既以装裱损坏中“裱”字的拼音首字母大写加圆圈来做该病害的图示符号，装订脱落取“订”字的首字母大写Ⓓ，装具损坏取“具”字的首字母大写Ⓙ。
4.绘制病害图
绘制病害图的主要目的是清楚标示病害分布情况，可按比例适当调整图示符号大小，如遇到病害多发且范围互有交叉的情况，可针对一件档案分别绘制多张病害图。
