1、对电子档案载体的保存要求。
主要有八方面要求：
一是禁止用软磁盘作长期保存的电子档案的载体；
二是电子档案要进行备份；
三是磁带、磁盘、光盘的驱动器要保持清洁并定期维护保养，不要触摸光盘的表面；
四是磁带、磁盘要远离强磁场；
五是不要折叠、弯曲磁盘，不要在纸套上书写，以防划伤磁盘、光盘的表面；
六是磁带、磁盘、光盘要直立在容器内，以防挤压；
七是要防止存储载体库房的温湿度剧烈波动，温度应保持在7~20℃，相对湿度应控制在35%~45%范围，并保持洁净；
八是禁止保管人员将食品、饮料带入存储载体的库房。
2、电子档案载体的检测与维护。
电子档案记录载体入库时要进行如下检测：
一是查看有无物理损伤，表面是否清洁，检测有无计算机病毒等；
二是对检测所使用驱动设备进行测试，使其处于可靠完好状态；
三是对磁带、磁盘、光盘中存存储数据检测；
四是要定期以标准速度、恒定张力定期进行倒带；
五是每10年要更新一次磁带，如情况需要可将周期缩短。
3、建立电子档案维护管理的信息文档。
电子档案维护管理的信息文档，内容应包括：档案卷号、起始盘号、归档日期、归档前的检查情况、归档时的验收人、卷内文件的份数、载体的类型、软硬件环境及应用软件的情况。此外，还应包括归档后的检测与维护情况登记。
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
