档案发挥作用的规律（四大规律）
档案价值是客观存在的，但价值的实现即档案作用的发挥是有规律性的。研究档案发挥作用的规律，便于指导档案工作实践，促使在档案工作中尊重客观规律，按科学发展观要求做好每一项具体工作。档案发挥作用的规律主要表现在以下四个方面：
1.档案作用范围的递增律
档案自形成之日起，即可发挥特定的作用，其作用的范围逐渐扩大。时间愈长，范围愈广，时间与范围成正比，呈递增趋势。
档案是在其形成单位所开展的某项工作中产生的，所以，它首先是对各自的形成者发挥作用。形成者在以后的工作中会经常不断地查考利用自身形成的档案，这也是档案形成的初因。这时，档案作用的范围，仅局限于其形成单位。但随着时间的推移，档案作用的范围逐渐扩大，社会上各个单位和个人，都需要利用有关档案。这时，档案不仅对其形成单位，而且对国家和社会都有用。
档案作用范围的递增规律，要求处理好档案发挥作用过程中当前与长远、局部与整体的关系。档案形成后先存放在形成单位档案室，若干年后要向档案馆移交。对于一个单位的档案室来说，它所保存的档案，不仅是该单位的档案，也是国家全部档案中的一部分，不能因为对该单位已无用而随意毁弃档案，也不能因为只考虑形成单位利用而将重要的具有长远保存价值的档案封锁起来，长期滞留在形成单位，影响社会利用。对于档案馆来说，它所保存的档案是从各单位接收来的，要考虑到接收的时间性，不能过早接收，以免影响各单位的利用；也不能过迟接收，以免妨碍社会对档案的利用。
2.档案机密程度的递减律
档案是历史的产物，有的档案涉及到国家秘密、商业秘密和个人隐私，需要在一定时间内将其控制在一定的范围内使用。所以，这部分档案在这一阶段有一定的机密性。档案的机密程度有不同等级，确定之后，随着时间的推移和环境的变化，需要进行及时的调整。从总体上看，随着时间的推移，档案的机密程度将愈来愈小，时间与机密程度成反比，呈递减趋势。
3.档案作用的转移律
档案在阶级社会中是统治阶级的一种工具，是政治斗争的武器。过去，档案更多地被利用于阶级斗争，这是由当时社会环境决定的。但是，档案同时又是开展各项工作、繁荣科学文化事业的必要条件。随着社会主义建设事业发展的需要，档案的作用逐渐地从主要用于阶级斗争，转移到主要用于经济建设和科学研究、文化教育事业等方面。从这一转移，大致可以看出这样一个规律：即档案作用是由社会需要决定的，社会的需要在各个时期不断变化，档案作用的主要方面也随之变化。
根据这一规律，在实际工作中，应该围绕党和国家工作大局开展档案服务工作。对一个单位来说，要围绕本单位的中心工作和主要任务开展档案服务工作，有效地发挥档案的作用。
4.档案发挥作用的条件律
档案的作用不会自动地发挥出来，它是潜在的，需要具备一定的条件才能实现。档案作用的发挥受到以下三个条件的制约：（三个水平）
（1）受到社会发展水平的制约。档案和档案工作所处的社会环境是不断变化的。不同的社会制度，不同的历史发展阶段，不同的路线、方针、政策对档案的需求不同，档案作用发挥的程度也不同，档案的作用受到了社会发展水平的制约。在奴隶社会、封建社会，档案的作用是很有限的，主要为政治斗争服务。资本主义社会，档案得到了较为广泛的利用，但在私有制的限制下，档案的作用仍受到很大的制约。社会主义社会为充分发挥档案的作用，使之造福于人民创造了良好的社会环境。但即使在优越的社会制度和良好的社会环境下，也要有正确的方针、政策，如果方针、政策有误，也会不适当地限制、甚至埋没了档案的作用。
（2）受到人们对档案和档案工作认识水平的制约。档案的作用是通过人们在日常活动中反复利用而发挥出来的，因此，档案作用发挥的程度取决于人们的利用程度。人们对档案的利用，又取决于人们对档案和档案工作的认识和重视程度。实践证明，凡是对档案的作用有足够的认识，对档案工作比较重视的地区或单位，档案的作用发挥就比较好。档案的作用发挥愈好，就愈能增强该地区或单位领导和员工的档案意识。为此，必须大力加强档案宣传工作，增加档案工作透明度，通过各种形式和方法，提高人们对档案和档案工作的认识程度，增强社会档案意识。
（3）受到档案管理水平的制约。档案发挥作用需要有基础条件，要把档案收集齐，整理妥，保管好，便于随时便捷地查找利用，这就必须进行科学管理。如果档案管理水平低下，档案杂乱无章，每次查找档案都要翻箱倒柜，花费许多时间，有时还查不到，就影响了档案作用的发挥。要尽可能采用先进的技术和管理方法，提高档案科学管理水平，使档案的作用得以充分的发挥。
