档案与相邻事物的联系与区别
图书、文物、资料都具有知识性、信息性，与档案有相似之处，相互间存在一定联系，但在形成规律和性质上有不同的内涵。为便于掌握档案概念，加深对档案性质的了解，有必要分析档案与相邻事物的共同性与差异性。
1．档案与图书
档案与图书都是人们认识和改造主客观世界的记录，共同具有知识性、信息性，是储存知识、传播知识、传递信息的工具，是人类智慧的结晶；二者源于实践又反过来为实践服务。但二者也有一定区别：
来源要求不同。档案要求来源于人们实践活动的直接的原始记录，是历史记忆，往往是孤本，具有资源的不可再生性；图书以供人们阅读为目的，可以是印刷品、复制品，没有原始记录性要求，可以反复印刷或复制。
价值作用不同。档案是由人们实践活动中形成的原始记录直接转化而来的，是历史的真迹；而图书则是人们在事后为了开展社会教育、传播知识的需要编写的，不具有原始性。因此，档案除具有图书的储存和传播知识的功能，还有特殊的原始凭证作用。
信息存在的方式不同。档案是原始的、第一手材料，所记载的信息具有内容丰富但分散保存、价值巨大但隐性存在的特点，需要通过研究、编辑、开发，变分散为集中、变隐性为显性。而图书信息则不同，是在利用大量档案文献的基础上，经作者研究、编著而成的，内容集中、系统，价值显性。
档案和图书不是绝对的，在一定条件下可以相互转化。档案经过研究、编辑、出版，从而转化为图书；而图书随同原稿保存起来，就是档案。
2．档案与文物
档案与文物都是人类社会发展、进步的产物，也是人类社会文明发展的标志。二者都是人类实践活动的历史记录，绝大多数文物还有一定的知识性、信息性。由于二者存在着共同的特性，有时候会产生既是档案又属文物的情况。一般来说，有明确、清晰的历史记录的，就是档案，如载有文字的青铜器、石碑、甲骨、竹简木牍等；而没有文字的青铜器等历史遗物，属于文物而不是档案。《档案法》第十二条第一款规定：“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。”
文物和档案虽然有交叉，有时甚至难以区分，但还是可以发现二者的区别：
（1）文物与档案产生的主观意志不同。文物产生之初是人们为了生产、战争或日常生活的需要，如生产农具、战争武器、盛装物品的器皿等，是无意识形成的，并非为了供日后考古研究才产生的。而档案则是人们在文件处理完毕，完成现行使命后，认为还有使用价值，于是进行了有意识的整理和保存。
（2）信息内容的要求不同。档案信息侧重于原始性和记录性的统一，要求提供明确的、清晰的信息，能说明某一历史事实。没有文字、符号等清晰信息内容的，不能算作档案。而文物则侧重于事物的本原性，不强求有明确、清晰的历史记录。文物以实物证实历史，而档案以文字等记录符号记述历史。
（3）实存形态不同。文物是有文化价值的历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的实用性物品，如器皿、衣服、建筑等。而档案的实存形态主要是文件。档案价值往往从文件之间的联系上去衡量；而文物，则是对单个事物的认识和判断。
3．档案与资料
资料是与档案最接近、关系最密切的事物。由于二者记录方式、载体形态相同，加上从逻辑上讲二者的外延有大量重合，两个概念很容易混淆，人们常常误将档案叫做资料，如“工程资料”、“会议资料”等等。但仔细分析二者的内涵，还是有区别的，我们应根据档案与资料的不同特点，做好档案工作和资料工作：
（1）来源不同。档案是本单位履行职能活动中直接形成的文件转化而来的，具有直接性、固定性；资料则是通过购置、复制、交换得到的或自行编制形成的，是间接的、不确定的。
（2）价值不同。档案是原始的历史记录，具有凭证价值，而资料则是为了工作查考之需搜集来的第二手材料，只有参考作用而无凭证价值。
（3）保管要求不同。档案是原始的历史记录，是不可再生的、惟一的资源，具有重要的保存、保密价值。因此，国家规定了有关归档移交和安全保管等法律监管要求。资料则是可以自行处置的，国家没有明确的强制性规定，由各单位自行管理。
档案与资料在一定条件下是可以转化的，资料被用于工程建设、科学研究等活动，成为活动历史记录的一部分，就有可能转化为该单位的档案加以保存；档案经过编辑加工，可以编印成大事记、专题概要、基础数字汇集等各种参考资料，也可以进行复制，这样就转化为资料。
