文书档案著录要求
主要内容
解读2009年下发的《档案机读目录的著录格式要求》了解著录新要求
必录项目与选录项目
必录项目：应用数据库管理软件录入档案目录时，必须录入的项目
选录项目：应用数据库管理软件录入档案目录时，可根据档案的实际情况来决定是否录入的项目
一、 案卷级机读目录录入项目
必录项目：全宗号、目录号、案卷号、案卷题名、起止年月、卷内页数、保管期限、利用形式、档案馆代码。
选录项目：全宗名称、件数、类目名称、所在柜号等项目。
二、 案卷级机读目录必录项目著录要求
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。录入时，全宗号为5位,其中前两位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号，不足的在前面以“0”补齐。
目录号：是全宗内每一案卷目录的编号。录入时，目录号为3位阿拉伯数字，不足的在前面以“0”补齐。
案卷号：是每一案卷的编号。录入时，案卷号为3位阿拉伯数字，不足的在前面以“0”补齐。
案卷题名：是一本案卷的标题，是对本卷文件的主要制发机关、内容以及文种的准确概括。
起止年月：是指案卷内最早和最迟的文件时间
著录要求：在标准中规定：格式为YYYY.MM.DD-YYYY.MM.DD
如2004.05.15-2005.01.05
利用形式：案卷级应著录该案卷内文件解密划控最严的一种
三、 文件级机读目录录入项目
必录项目：文件题名、责任者、时间、文件字号、页号、全宗号、全宗名称、目录号、案卷号、文件顺序号、保管期限、人名、密级、档案馆代码、利用形式。
选录项目：附件、主题词、分类号、缩微号、文本项、摘要、所在柜（架）号等
四、 文件级机读目录必录项目著录要求
文件题名：是一份文件的名字，通常由文件责任者（发文机关或单位）、事由（问题）、名称（文种）三个基本部分组成。
原件题名无法揭示文件主题内容的，另拟题名加“[ ]”号后置于原题名后
例：XXX市档案局关于转发黑档发[2008]47号文件的通知
应录入为：XXX市档案局关于转发黑档发[2008]47号文件的通知[关于对全省国家重点档案抢救和保护工作进行检查的通知]
会议记录题名的录入：会议记录以一次会议记录为一件。要求录入会议中的主要议题，三个以上议题的，原则上只录三个重要议题，加“[ ]”号，议题间以“；”号隔开，被省略的议题以“等”字表示。
例：党组第一次会议记录[讨论人事安排；机构设置；干部考核等]
简报、情况反映等题名的录入：
例如：水利局简报第一期：做好防汛准备工作
文件题名中的责任者如果与责任者项重复时可省略不录，但责任者如果是题名中不可缺省部分，则必须作为题名一部分录入。
文件题名中涉及到年度的，录入阿拉伯数字，如：2004
责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，机关团体责任者必须录入全称或通用的简称 ；一般只录入姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务或职称，并加“（）”号。
例如：王化成（市长）
时间：文件的形成时间。著录要求：在标准中规定：格式为YYYY.MM.DD。
页号：是指案卷内该件文件首页的编号。
全宗名称：是指立档单位的全称或规范化简称
文件字号：是文件制发过程中由制发机关、团体或个人编写的顺序号，包括文件字号，图号等。著录格式为代字+[年度]+发文顺序号（如：哈组干字[1964]365号）。
利用形式：根据《XXX市政务公开规定实施细则》的规定著录为开放或者控制。
密级：是指文件机密程度的等级。著录时无密级的文件可以不著录。
人名：有关干部任免、人员调配、录用、聘任、奖惩（劳模、人员处分）及专业职务评聘等文件中涉及的人名。著录时多个人名之间用“;”号隔开，文件中不涉及人名的不著录。
五、 归档文件机读目录录入项目
必录项目：文件题名、责任者、时间、文件字号、页数、全宗号、年度、机构（问题）、件号、保管期限、人名、密级、档案馆代码、利用形式。
选录项目：附件、主题词、分类号、缩微号、文本项、载体形态、摘要、所在柜（架）号等
