电子文件的归档和归档电子文件的整理

一、      怎样做好电子文件的归档工作 

(1)目前电子文件的归档管理实行“双套制”，即具有保存价值的文件或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。

(2)电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定，并应包括相应的背景信息和元数据

l  背景信息：描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及影像产生的历史环境等。

l  元数据：描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据

二、      电子文件的归档

电子文件归档还应该注意收集的有关文件：

（1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统

（2）数据文件，指各种数据材料，定期拷贝，并将拷贝文件归档

电子文件归档还应该注意收集的有关文件：

（3）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务数、操作手册等

三、      电子文件的归档方式

电子文件收集中的逻辑归档和物理归档

l  逻辑归档：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

l  物理归档：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程

1.        电子文件物理归档的要求

（1）网络中逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档

（2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，应在解密后再制作拷贝

（3）采用的载体推荐次序为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体

（4）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态

（5）特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件

（6）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》。

（7）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录

（8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年

四、      归档电子文件的整理

1、归档电子文件的整理按DA/T22《归档文件整理规则》规定的要求进行。

2、归档电子文件以件为单位整理。

3、同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构（问题）或保管期限—年度—机构（问题）等分类方案进行分类。

4、按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。

5、电子文件的著录应参照DA/T18《档案著录规则》进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有著录项目和其他标识。

6、将著录结果制成机读目录和纸质目录