新型国家档案馆的功能发挥与拓展

国家档案馆是永久保存档案的基地,是提供档案信息为社会服务的中心,是科学文化事业性质的机构,这些性质和任务决定了它具有四大社会职能:积累和管理国家档案财富的职能,传播档案信息为社会服务的职能,提供原始凭证维护历史真实面貌的职能,承担宣传教育的职能。而通过各种方式和手段积极开发档案信息资源,有效组织档案信息交流,广泛传播档案信息,为经济、政治、科学、技术、文化艺术等各项活动服务,则是国家档案馆的中心任务。随着改革开放的不断深化和政府职能的逐步转变,国家档案馆的服务对象、服务方式、服务内容随之也发生了很大变化,档案馆服务功能也得到了拓展。２００９年在全国档案馆工作会议上,国家档案局局长杨冬权在工作报告中重新对新型国家档案馆明确做出了“五位一体”的功能定位,即国家档案馆是爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心。对新时期如何更好地拓展和实现国家综合档案馆的社会功能,笔者谈点浅显的认识。

１　档案馆的社会服务功能在构建和谐社会建设中有着重要意义

构建社会主义和谐社会,是我们党顺应历史发展变化,推进中国特色社会主义伟大事业作出的重大战略举措,是我国处于体制转轨、社会转型这一特殊历史时期经济社会发展的必然要求,是满足人民群众不断增长的物质文化需要的必然要求,是全面落实科学发展观、实现全面建设小康社会奋斗目标的必然要求。

和谐社会是一个以人为本的社会,一切活动的根本目的,都是为了人的生存、享受和发展。它表现为法制健全、社会各阶层享有平等的民主政治权利;实行科教兴国战略,人民文化素质大大提高,人们精神文化生活丰富多彩;人与人、人与社会、人与自然都和谐相处,环境质量提高,社会保持可持续发展。构建社会主义和谐社会是一项系统工程,涉及经济、政治、文化等各个领域,必须依靠全党全社会的共同努力。

按照“开放性、文化性、多功能性、时代性和标志性”建筑理念建造的县级国家综合档案馆,集档案资源安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心五大职能为一体,体现了“以人为本”的科学发展观,正确把握了档案馆事业的发展和对档案馆职能的科学定位,提升了档案馆的社会服务功能。随着档案馆整体功能的不断完善,档案馆的服务功能也在不断加强,充分体现在保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能上。因此,构建社会主义和谐社会离不开档案事业的发展,而档案馆的社会服务功能又是档案事业发展不可或缺的一部分,它必将与其他社会事业同步协调发展,成为和谐社会的重要体现之一。

２　现阶段县级国家综合档案馆在发挥社会服务功能上还存在一定的局限性

２.１　档案馆馆藏内容相对单一、结构还不合理

这是影响档案馆社会服务功能发挥的主要原因。近年来,按照«中华人民共和国档案法»«档案法实施办法»及«河南省档案管理条例»的有关规定,夏邑县档案局(馆)对夏邑县所辖２４个乡镇和县直有关单位的共１３６个全宗的文书档案和部分专业档案进行了接收进馆,馆藏档案增加到１１万多卷、１.８万件。虽然馆藏量得到了很大提高,但其中绝大多数是利用率极低的文书档案。随着改革开放的深入和政务公开制度的实施,人民群众的民主意识和法制意识增强,对档案的需求也日益高涨,公民个人查阅利用档案率呈直线上升趋势。利用者除了工作查考外,大多是个人查找与其利益密切相关的婚姻档案、招工档案、知青档案等。从利用效果登记看,２０１３年,夏邑县档案馆全年共接待利用者４２６０人次,利用婚姻档案３６２１人次,利用招工档案５８９人次,工作查考仅为５０人次。统计结果使我们感到尴尬,占馆藏内容绝大多数的文书档案利用率极低,而利用率很高的民生档案种类相对很少。我们明显感到了馆藏内容结构单一、资源不足的缺陷。受资金、制度等各方面条件的制约,许多与公众利益相关的档案不能被接收进馆,作为基层档案管理人员,我们感到非常无奈。

２.２　档案馆管理手段和方法相对落后

受资金和技术方面的限制,县级国家综合档案馆接待查阅档案还是以传统的手工检索为主。档案的接待利用是档案馆的基本任务之一,是充分发挥社会服务功能的一项重要工作,从一定意义上来说,档案的利用决定了档案馆的生存和发展。近年来,随着婚姻档案等民生档案的接收进馆,馆藏档案的利用率比往年大有提高,但档案的查全率和查准率却不是很高。２０１２年,夏邑县档案局(馆)将县民政局１９８６至２０１２年上半年的婚姻档案全部接收进馆,并及时调整工作重心,组织人员在２个月内将３１６６卷１５万余对婚姻档案信息全部录入计算机。值得一提的是,我们录入计算机用来检索婚姻档案的软件是微软公司的办公软件EXCEL,而不是专门的档案管理软件。因为夏邑县档案馆使用的档案管理软件是某公司开发的一款名为“商丘档案管理系统”的软件,一是录入方式复杂,录入速度慢;二是担心其是否符合国家行业标准及以后的可扩容性(笔者认为,从国家档案馆到县级档案馆甚至基层档案室,应使用统一的档案管理软件。这样,有利于档案行政管理部门统一培训、统一指导,也有利于档案人员之间的交流学习,有利于系统管理部门对下属单位的监督和指导。另外由于不同软件之间的数据无法共享,个别特殊软件的数据无法转入通用软件的数据库中,从档案的进馆的角度来看,可能造成录入数据的作废和资金的浪费)。开放档案目录计算机检索率较低,查阅接待人员还是以传统的案卷目录、卷内目录、全引目录等手工专题目录为主,有时查一份是含有某人姓名的招工文件往往需要花费一天甚至几天的时间,给利用者带来诸多不便。

２.３　现行文件查阅中心收集文件困难,涵盖范围和数量与公民的利用需求不相适应

夏邑县档案馆已公开现行文件利用中心成立几年来,收到各部门上交的文件只有２００件左右。许多单位以自己没有政策性、法律性、公益性、服务性现行文件为理由,不及时向档案馆报送,有的还干脆不送,报送制度成了一纸空文,大大影响了公民对现行政策法规的知情权,不利于政府工作开展和社会稳定。现行文件的查阅利用率极低,在册查阅登记的人数也寥寥无几。

２.４　档案馆工作人员队伍中文化知识结构不合理,难以适应新形势新任务县级档案馆由于编制受限,人手不够,真正具有档案专业毕业的人才极少。据了解,整个商丘市各县市区仅有一人是档案专业的毕业生,现也已调出档案部门。因此,由于文化知识结构的不合理,在档案工作中真正具备实用操作技能、熟悉了解馆藏情况的人不多,内耗不少,思想保守,缺乏开拓创新的精神。

２.５　档案信息化建设任重道远

虽然从上世纪８０年代开始计算机就已经应用于档案馆工作中,但大多数还是处于对档案的检索统计等工作,社会提出的档案利用需求与档案馆所提供的档案信息、利用方式之间的矛盾一直难以解决,也可以说档案馆的信息化过程与人类社会信息化过程是不同步的。大量电子文档的产生,决不仅仅意味着一种新型载体档案的诞生,而且也标志着人类记录信息、承载信息、传达信息、留存信息和开发信息的方式发生了深刻的革命。这场革命对县级档案馆在如何进一步拓展社会服务功能,构建和谐社会建设带来了新的挑战。

３　如何进一步拓展档案馆的社会服务功能

３.１　集中力量,加强国家档案馆馆库建设

当前,我国各级各类档案馆有近４０００个,保存着整个国家各种门类各种载体的档案,保存档案资料３亿多卷(件)。在这个档案馆网中,国家综合档案馆就有３０００多个,其他门类的档案馆有５００多个。这样一个庞大规模的档案网络体系,需要大量的资金、人力、物力来支持。而国家档案馆又是社会公益性事业单位,资金的投入完全依赖国家各级财政。以往传统管理模式上追求档案馆小而全的观念,造成布局不合理、投资分散的现象,使有效的资源得不到优化配置,尽管档案工作者付出了很多辛劳,却难以发挥它的社会功能。当前国家综合档案馆无论是在馆藏内容、技术装备、管理水平,还是在人员素质与结构方面都是其他各级各类专业档案馆无法比拟的。我们应该充分利用它的综合优势,集中力量搞好建设,发挥其应有的效应,从而赢得政府的支持、社会的认同,不断推动档案事业的向前发展。首先是国家各级财政投资要尽量集中,保证重点,使其效益充分发挥。当前各地所形成的有价值的档案保存过于分散,各级各类专门档案馆不同程度地存在;国家综合档案馆馆藏档案内容仍局限于“党政档案”,文书档案多且结构单一,与综合档案馆名实不符,难以发挥其社会功能。档案行政管理部门要充分认识到这一点,积极争取国家在政策导向,资金投入上向综合档案馆倾斜,逐步建设成功能齐全、设施完备、经济实用、适度超前,满足档案收集、整理、保管和利用等工作需要的国家综合档案馆,以保证档案事业的全面、可持续发展。同时按照档案馆“五位一体”的功能需要,国家各级财政要逐步完善档案保管保护、爱国主义教育、政务信息公开、档案信息化建设所需要的设施设备,为档案馆建设提供必要的硬件保障,确保档案馆各项工作的顺利开展。

３.２　明确目标,重点抓好国家档案资源建设

目前国家综合档案馆的档案,或多或少地存在着精芜混杂、结构不合理的问题。１９８６年２月７日国家档案局制发的«各级国家档案馆档案范围的规定»中规定了建国后档案的接收范围。但实际上,馆藏档案中各级党政机关、群众团体产生的文书档案多,科技档案、专门档案极少,名为综合性档案馆,实为党政机关档案馆。作为人类社会活动真实记录的档案,包括经济、政治、科学、文化等各个方面的内容,档案馆馆藏档案应该内容广泛、门类齐全,“不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人公益,而且更多的还应为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆”。这项重任应由国家综合档案馆来承担,安徽和县档案工作就是一个大胆的创新,被称为“和县模式”。国家各级综合档案馆要继续加大档案资源整合力度,依法确定档案的接收范围,积极开展档案接收和征集工作,不断丰富馆藏内容、改善馆藏结构,为国家积累更多的档案财富。可采用定期和不定期两种形式,接收、征集和保存机关文书档案、电子档案、重大活动档案、重点工程档案、民生档案、照片档案、实物档案以及其他专门档案。在丰富馆藏内容、优化档案结构的基础上,国家综合档案馆要严格执行档案馆工作各项业务技术标准,搞好档案馆基础业务建设,做到馆藏档案全宗划分准确、分类清楚、排列有序、索引标示明确、管理规范,实现档案的安全保管。

３.３　与时俱进,切实加强档案馆信息化建设

加强档案馆信息化建设步伐是档案馆工作适应时代和社会发展的必然选择,是提高档案服务工作水平的必由之路。国家各级档案馆要把档案信息化建设纳入到政府信息化建设规划之中,努力保持与政府信息化建设同步发展。档案馆自身也要搞好“三网一库”建设,利用电脑外部设备,实现文件、资料完全电子化;运用网络资源,实现办公自动化;开展政务网、社会公众网、内部局域网和档案数据库建设,尽快建立起档案全息数据库;不断加大馆藏档案资料文件录入、扫描、存储力度,实现重点档案内容的全部数字化。

在抓好外部建设的同时,必须下大力气搞好档案信息资源的开发和利用,而档案信息资源开发利用又是信息化工作的重中之重,国家档案馆要及时改变服务方式,按照«中华人民共和国政府信息公开条例»和河南省政务公开、档案开放利用的有关要求,认真做好档案的鉴定工作,扎实开展已公开现行文件利用工作和政府信息公开工作,把国家档案馆建设成为政务信息公开的重要平台,成为向社会提供政府信息的主要渠道,成为社会各界和人民群众了解党和政府方针政策的场所,成为密切党和政府与人民群众联系的桥梁。要积极利用馆藏档案传播信息,在切实保障公民、法人或其他组织利用政府信息的权利,化解社会矛盾、维护社会稳定以及促进社会和谐等方面发挥积极作用。

档案还是宣传教育的最有说服力的教材,利用馆藏档案信息,通过陈列展览档案、出版公布档案等形式,对公民进行爱国主义教育、革命传统教育、历史知识教育和科学知识教育,是档案馆不可忽视的功能。

３.４　以人为本,全面开展档案干部队伍教育

科学技术的进步,使档案馆工作任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化,“档案工作由保管、记录活动的证据,变为确保这种证据的确实产生,进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案人员也因此由消极的文献记录保存者,变为档案遗产的积极塑造者,从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者,变为在档案形成过程中明确历史责任感的积极干预者”。再加上档案馆工作又是集政治性、技术性、服务性为一体的特殊工作。这些都迫使档案工作者必须尽快地调整自己,迎接挑战,而迎接挑战的关键是提高档案工作者的整体素质。目前,国家档案馆特别是基层档案馆现有的工作人员普遍面临着知识老化、新技术知识贫乏的问题,这就使档案馆工作跟上社会的发展节奏、满足社会的需求受到了一定的制约。档案局(馆)的领导已经意识到人才素质和人才结构在工作中的重要性,结合实际,坚持以人为本,不断加强对在职档案干部的教育培养,积极选派业务骨干参加省、市档案管理技术培训,努力提高档案干部队伍的综合素质。同时要积极推进档案干部人事制度改革,大力引进高层次和复合型人才,将思想政治素质好、业务知识水平高的人员吸纳到档案工作岗位上来。

国家档案馆功能的拓展和实现,是一个复杂的系统工程,它涉及国家经济发达程度、国家方针政策、社会对档案需求,档案馆自身的业务建设等诸多方面。因此,我们的档案工作者应该正确理解和认识档案馆工作的特点,找准工作的定位,以刘义权和张树勋为榜样,努力奉献,开拓创新,为档案事业的发展作出应有的贡献。